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【これでOK!外国人採用の基本まとめ】メリット・採用方法・雇用や在留資格における注意点を徹底解説

更新日:4月12日

 

目次

 


1.外国人採用の広がり・背景


海外進出、優秀な人材の確保、ダイバーシティインクルージョン、人材不足の観点から、外国人を採用する企業は年々増加しています。


厚生労働省が令和4年10月末現在の外国人雇用についての届出状況によると、外国人労働者数は1,822,725人で、前年比 95,504人増加し、平成19年に届出が義務化されて以降、最高を更新しました。

また、外国人を雇用する事業所数も 298,790か所で、労働者数同様届出の義務化以降、増え続けています。

外国人雇用状況の変化

※総務省「外国人雇用状況」の各年データをもとに作成



2.外国人採用のメリット・注意点


外国人採用の採用過程、採用決定後の必要手続きをお伝えする前に、外国人採用のメリットと注意点をご紹介します。


外国人採用のメリット


メリット①:採用対象マーケットの拡大


総務省が発表した2023年8月1日時点での人口推計によると、外国人労働者等の外国人を含む日本国内の総人口は約1億2443万9千人でした。

これは2022年8月と比較して64万3千人少なくなっており、13年連続での減少となります。


総人口の推移



総人口だけでなく、労働人口も減り続けているため、日本国内のみを採用ターゲットにしていると採用の難易度が増していくことは容易に想像できます。

一方で、世界人口を見ると、2023年の人口は約80億人で、昨年に比べ9000万人ほど増加しています。

(参照元:世界人口白書2023)


世界をターゲットにすることで、採用母集団を拡大し、人材獲得の機会を増やすことができます。

メリット②:組織の活性化・ダイバーシティの推進


海外での就労経験や学業経験、異なる文化、価値観をもつ人材がチームに加わることから、このような新たなメンバーの存在により、チームに刺激が生まれます。


また、海外では日本企業に多い「年功序列」の文化は一般的ではなく、成果が重視され評価される傾向にあります。そのため、年齢に縛られずにハングリー精神が強い人材が多く、自身のスキルの向上に貪欲で社内に新しい風をもたらすなど会社・チームへの貢献を期待できます。


メリット③:グローバル事業の拡大


外国人採用をすることで、言語面はもちろん、その国のマーケット、文化やコンテクストを理解した人材を確保することができます。


そのため、海外での事業展開前のマーケット調査や、海外での事業展開の際の販路拡大がしやすくなるといったメリットがあります。


メリット④:大学ランキング上位の大学卒の優秀な人材を獲得できる可能性も


メリット1の採用マーケットの拡大にも繋がりますが、日本人求職者のみを対象に募集を行う場合と比べ、より大きな母集団から人材を探せるようになるため、高いスキルを持つ人材・大きい結果を残すことのできる人材を獲得できる可能性が高まります。


特に、日本人に絞って採用を行うことでは獲得の難しい、世界大学ランキング上位の大学で高いレベルの学業経験を持つ人材も採用可能になります。






外国人採用の注意点


注意点1:在留資格などの手続き


海外から人材を受け入れる場合、新卒で留学生を採用する場合は、在留資格(ビザ)を申請する必要があります。

また、来日後や引っ越し後の物件探しや生活インフラの開設などは一人では難しいため、入社前後にサポートができる体制、もしくは相談できる人を用意できるとよいでしょう。



注意点2:文化の違いや言語の問題で相互理解に時間がかかる


海外では言葉で伝えなければ伝わらないという考えが一般的なため、指示が具体的でなければうまく伝わらなかったり、日本語でのコミュニケーションで苦労したりなど、当初は相互理解に時間がかかることがあります。

まずはわかりやすい指示を出す、簡単な日本語を使って会話をするなどを心がけ、相互理解を深めることで、お互いが働きやすくなるでしょう。


注意点3:一時的なマネジメントの負荷の増加


多様な人材が集まることで、先ほどメリットでお伝えした組織の活性化の半面、特に部長、課長などのマネジメントは一時的に負荷が増えてしまいます。

しかし、多様な人材が活躍出来る組織こそが企業の競争力に繋がっていくことを考えると、ここは課題というよりも乗り越えるべき壁と認識するとよいでしょう。



3.外国人採用の流れ


採用STEP1:採用戦略を立てる - 人材要件に応じて、ターゲットと募集方法を明確にする


どのような人材を採用したいのか、人材要件を含めた採用戦略の策定が重要になります。


外国人採用においては3つの採用チャネルがあり、ターゲットとする人材によって活用すべき採用チャネルと募集方法が異なります。人材要件に応じて使い分けることで効果的に採用を進めることができます。


ターゲット1:日本国内に在住する外国人の新卒人材


1つ目は日本国内に在住する外国人の新卒採用です。

日本の大学に留学している学生が主なターゲットとなります。


これらの学生は日本語力や日本文化に対する理解度が比較的高く、日本企業に適応しやすい傾向があります。

また、日本文化が好きな場合も多く、日本での長い期間の生活を求めていることが多いです。


採用後は、在留資格の切り替えを留学ビザから就労ビザへと行ったうえで、日本人の社員と同様に日本で入社・就労します。


ターゲット2:海外在住の外国人の新卒人材


2つ目は海外在住の外国人の新卒採用です。


海外在住の外国人を対象に新卒採用を行う場合、ターゲットとなるのは海外大学に通う外国人学生であり、日本とは異なる環境、文化、そして価値観のもとでの生活を経験しています。

そのため、会社にダイバーシティをもたらす可能性が高いというメリットがあります。先に述べた世界大学ランキング上位の大学に通う優秀な学生の採用も可能になります。


海外の学生を採用する場合、採用後に来日してもらうケースと、海外に在住したまま雇用する(通称EOR)ケースがあります。


●採用後に来日するケース

日本の技術力の高さや、仕事や人間関係に対する姿勢・文化はもちろん、日本の歴史、食文化、ゲーム等の娯楽や治安の良さから、日本での就労を希望する外国人は多く存在します。


海外の大学に在学し日本語を専攻で学ぶ学生、プログラミング等IT系の専門の傍ら日本語を独学で学ぶ学生、一度母国で就職するも、日本語を学び中途採用で来日するケースなど、そのバックグラウンドは様々です。

このような人材を新卒・中途採用で迎え入れ、来日してもらうケースがこれにあたります。


採用後は、在留資格、入国の手続きを行ったうえで、日本に移住し入社・就労します。


●海外雇用(Employer of Record・通称EOR)のケース

採用した外国人が来日することなく、自国でのリモートワークを行うケースがこれに該当します。


新型コロナウイルスによる影響でリモートワークが進んだ結果、外国人を海外で採用する時にその国に拠点を設置することなくリモートでの雇用を行うという方法の導入が加速した背景があります。



採用ターゲット3:中途人材・ハイクラス/エグゼクティブ


3つ目は中途採用です。

外国人における中途採用では国内外問わず、就労経験のある人材の採用を行うこととなります。


このような人材は既に大きなプロジェクトを成功させている経験があったり、就労経験の中で更に培われた各種スキルを持っていたりと即戦力人材となる可能性が高いです。

また、海外での就労に積極的な人材は各国で多様な経験を積んできており、その経験は様々な形で会社にメリットをもたらすでしょう。




採用STEP2:人材の募集・母集団形成


採用戦略の策定後は、ターゲットとなる人材に対して採用プロモーションを行い、候補者を募集していきます。

上述した3つの採用ターゲットに応じて、効果的な募集方法が異なります。


採用チャネル、メリット、母集団形成の方法


ターゲット1:新卒・日本国内在住外国人の募集


新卒の日本国内在住の外国人、すなわち日本に留学している学生を募集する際は、国内の学生向けの一般的な就活サイトを通じて募集を行う企業が多いです。


しかし、この方法だと日本人学生に留学生が紛れ込んでしまい、留学生だけをターゲットに採用を行うことは難しいという問題があります。


そこで弊社が提供する外国人に特化した採用エージェントサービス(以下、Connect Job)を利用することで、外国人留学生に絞って募集をかけることが可能になります。



ターゲット2:新卒・海外在住外国人の募集


海外在住の外国人学生を新卒採用するには、現地の大学や大学周辺の学生団体とのパイプが必要となります。


海外大学では、大学によって人材の選考会が行われていたり、フルタイム採用の選考会に参加する前にインターンシップを経て入社するなどの早期内定が多かったりと、各大学と連携した採用プロモーションが必要不可欠となるためです。


各大学との連携はプロモーションにおいて重要な要素ですが、1企業の人事担当者が複数の大学と各国の言語でコミュニケーションをとるのは時間的工数上、現実的ではない場合もあるでしょう。 その際はConnect Jobなどの採用エージェントを活用することで、人事担当者が本来集中すべき業務に対して時間を確保しながら、海外採用を推進することができます。


Connect Jobは各国の上位大学とのパイプラインを保持しており、採用プロモーションのプランから実行、人材マッチングをご支援しています。海外大学や海外大生(海外に正規留学している日本人学生)と連携し就活イベントや日本就労に関するイベント、ジョブフェアを開催しており、海外の学生のなかでも日本就職意欲の高い学生との接点を多く設けています。

外国人学生の採用を希望される企業様はぜひ一度お問い合わせください。





ターゲット3:中途人材・ハイクラス/エグゼクティブの募集


中途採用には国内の外国人人材、海外人材の2種類の採用チャネルがありますが、採用対象を広げるという観点では、海外人材の獲得を推奨されます。


中途採用を行う場合は、採用SNSや採用エージェントを通じたスカウトでの採用が中心となります。

ノウハウのない状態でのスカウトは、求めている人材と実際に獲得した人材の乖離が起きてしまうリスクがかなり高く、せっかく獲得した外国人人材が会社に適合できずに早期退職してしまうと、人件費や機会費用等の観点で大きな損失となります。

そのため、初めて海外から中途人材を採用する場合は、ノウハウを有する採用エージェントを活用するとよいでしょう。

Connect Jobでは、1名からのスカウティングはもちろん、採用人数が多い場合は、新卒採用と同様に1日に集中して面接を行う「選考会形式」で中途採用を行うことも可能です。


各候補者との英語、中国語その他の言語での煩雑な連絡業務、面接日の日程調整を全てエージェントが行うため、採用までの工数を削減することができます。


上記いずれの採用ターゲットにおいても、Connect Jobは経験と実績を有しておりますので、外国人採用にお悩みのある方はご気軽にご相談ください。各企業様の採用ニーズに応じて候補者をご紹介します。






採用STEP3:選考 - 日本語レベルと意欲の測り方


募集をかけて応募者を集めたら、選考を行い自社にマッチする人材を絞り込んでいきます。

書類選考と面接で注意すべき点が異なるため、それぞれ解説します。



外国人採用の選考の流れ


外国人採用における書類選考

基本的には通常の採用活動と注意点は同じですが、外国人採用の際に気を付けるべきポイントが2点あります。

外国人採用における書類選考のポイント1:日本語力のチェック


1つ目が日本語レベルのチェックです。

日本語レベルを測るための指標として代表的なものが日本語能力試験(JLTP)で、N1(最高点)~N5(最低点)の五段階で日本語レベルを評価できます。


日本語を学習する外国人の間ではこのJLPTは広く知られているため、評価基準としても非常に有効で、書類選考の際にスコア記入を求めることで簡易的なスクリーニングが可能になります。

ただJLPTのスコアだけが全てではないことには注意が必要です。

例えばスコアが高くなくとも、日本語学習を始めてからそのスコアに達するまでのスピードが早い学生は、その後の日本語力の向上スピードも早い傾向があります。


書類選考時の日本語レベルでの絞り込みに幅を持たせることで、会社の理念へのマッチ度など、日本語力以外の部分も重視した採用がより行いやすくなります。


外国人採用における書類選考のポイント2:日本特有の採用プロセスの見直し


2つ目のポイントは、エントリーシートやWEBテストなどの、日本特有の採用プロセスの見直しです。


日本の就活では恒例となっているエントリーシートですが、留学生には馴染みがない文化です。

エントリーシートを書かせるというフローを盛り込むだけで、エントリーをためらう学生も少なからずいらっしゃいます。


また「学生時代に頑張ったことは?」「自己PRは?」などの質問も答え方がわからず、苦戦する学生が多くいらっしゃいます。

そのため、エントリーシートがうまく書けているかという観点で絞り込みを行うと、優秀人材を逃してしまう可能性がございます。

書類選考ではうまく内容が書けていなくてもむやみに落とさず、面接で応募者の人柄や素質をじっくり見定めるようにするとよいでしょう。



外国人採用における面接



外国人採用では、面接を通じた相互理解がより重要となる


日本就職を決めた場合、海外の方は、日本という母国以外の国で「新社会人」という新たなフェーズをスタートすることとなり、仕事も暮らしも新たな環境に飛び込むことになります。


そのため、日本で働きたいという目標を持ちながらも、その背景には大きな不安を抱えていることが多いです。


日本就職という大きな決断を候補者にしてもらい、その家族の同意も得るためには、外国籍の方が入社した際のキャリアパスや、活躍の幅を明示するなど、具体的に活躍できるイメージを伝えることが大切です。 逆に、この点を明示できると大きな魅力付けになり、成長機会を会社としてどのように提供できるのかを選考を通じてインプットすることで、学生の志望度の向上につながります。

学生も選考を通して企業を知ろうとしていますので、面接を通じて企業理解を深めてもらうようにしましょう。


また、言語面で情報にギャップが生まれることもあるため、評価制度、給与や福利厚生の説明などは入社後のミスマッチを減らすためにも、選考過程で丁寧に説明しておきましょう。



「ガクチカ」など日本特有の質問には注意する


書類選考の注意点でも触れたように、ガクチカなどはわかりやすく質問しましょう。

「学生時代にチームを率いて何かを成し遂げた経験はありますか?その過程でどのような課題があり、どう解決し、どう成長しましたか?

など、こちらが得たい回答が得られるよう、的確に質問することが重要です。


いくつか、外国人向けの面接の質問例をご紹介します。



外国人採用の面接:質問例1「日本に興味を持ったきっかけは?」

日本に興味を持ったきっかけ、日本語を学び始めたきっかけについての質問は、アイスブレイクとしてよく使われ、相互理解に繋がります。

質問例:

・どういうきっかけで日本語を学び、日本へ留学することになった?

・日本の好きなところは?なにがきっかけで好きになった?

一見、就職活動と無関係のように思われるかもしれませんが、家族が日本で働くことを応援してくれているかどうかは、学生が将来的に長く日本で働く気持ちがあるかどうかにも関わってくるため、是非聞いていただきたい質問です。


外国人採用の面接:質問例2「日本で働きたい理由を教えてください」

日本で働く理由についての質問は、日本での就職意欲を判断するための重要な質問となります。


質問例:

・なぜ日本で働きたいの?

・日本で働くことは、母国で働くこととどう違うと思う?

・将来は母国に帰って働きたい?それとも日本でずっと働きたい?

日本は終身雇用制やポテンシャル採用等、海外と比較して独自の仕事文化があります。そういった日本ならではの働き方を持つ企業は、学生がそれをしっかりと認識しているかをチェックすることで、入社後の早期離職を防ぐことにも繋がります。



外国人採用の面接:質問例2「入社したらどのように活躍したいですか?」

外国人人材ならではの人材評価のための質問として、以下のような質問があります。


質問例:

・自分の語学力やグローバル性をどのように活かせると思いますか?

・この会社はグローバル社会でどのような存在になるべきだと思いますか?

・日本ならではの習慣で慣れるのに苦労したことは?

・言語やコミュニケーションで課題に感じたことは?それをどう乗り越えましたか?

これらの質問から、どのように企業成長に貢献してくれるのかという、企業側が留学生を採用する意義を確認することができます。

また、日本で働く上で起きうる慣習やコミュニケーションの課題に対して、どう解決していくのかも確認いただくことができます。



上記以外に、書類選考では正確に評価しきれない日本語レベルも、面接で会話を行う中で改めて評価する必要があります。自社の採用条件に沿って選考を進めましょう。



採用STEP4:在留資格の取得

どの在留資格で採用するかは予め想定しておく


外国人が国内に滞在する場合、在留資格が必要です。

選考を終えて実際に就労が始まる段階において、在留資格を取得する必要があります。


在留資格とは外国籍の方が日本に滞在するために必要な資格で、その外国人が日本でどのような活動をする事ができるかを定める資格です。

その中でも、労働が認められているもの、条件付きで認められているもの、まったく働くことが認められていないものが存在します。


在留資格は変更することが可能で、別の在留資格から変更する場合は、「在留資格変更許可書」を取得することができます。

これはビザ(査証)とは別のものであり、ビザとは外国人の日本への入国を許可するもので、新規入国の場合のみ必要になります。

採用活動の時点で「働くことのできる在留資格を候補者が持っているかどうか」に注意しましょう。


もし、労働の権利をもっていない外国人を雇用した場合、不法就労となるため、内定承諾した候補者が在留資格を取得できない理由で雇用できないといった事態が発生します。


また、外国人の採用では、労働のできる在留資格をもっているからといって、どのような職種でも働けるというわけではありません。

労働が認められている在留資格の1つである「技術・人文知識・国際業務」の就労資格で従事可能な具体的な職種としては、以下のようなものがあります。


在留資格「技術・人文知識・国際業務」の職種一例

・文系

営業、コーポレート部門、マーケティング、企画、通訳翻訳、語学教師、デザイナーなど

・理系

システムエンジニア、プログラマー、設計、生産技術など



「技術・人文知識・国際業務」での在留資格取得の場合、現場業務中心であったり、外国人のもつ専門性が業務内容と一致していない場合は、在留資格の申請が通らない、勤務し始めても不法労働として摘発され、行政指導を受けることもあります。

また、在留資格が発行されるときは、在留期限が決められています。同じ在留資格でも日本に滞在可能な期間は異なります。


Connect Jobでは在留資格の取得に関しても相談を承っています。採用お問い合わせ時にお気軽にご相談ください。



採用STEP5:入国・入社の準備

外国人社員入社が決まったら、入国と入社のための受け入れ準備が必要です。

日本生活のサポートとしては以下のようなものが必要となります。

国内在住者に対して

・住居の確保

・役所の手続き

※必要に応じて対応

海外在住者に対して

・住居の確保

・住民登録などの役所手続き 

・銀行口座の開設 

・携帯電話の契約 

・日本での生活全般、防災時の対応の説明など

※通訳など書類準備の対応


今後外国人の採用を拡大しておこうと考えている企業様は、就業規則や社内ルールなどの日本語を英語や母国語に翻訳することをおすすめしております。


受け入れ準備が整ったら、書類提出などの準備に取り掛かりましょう。

外国人も日本人と同じ条件で社会保険に加入する必要があります。そのため、日本人同様に社会保険の手続きを進めます。また「在留カードのコピー」「パスポートのコピー」は、今後の在留資格の更新のために必要となるので、入社前に提出させることを推奨しています。

入社時には、日本人よりも就業規則や社内ルールなどを細かく説明する「オリエンテーション」の機会があるとよいでしょう。特に時間についての考え方は、文化や慣習の違いからギャップが起きる可能性があるため、具体例を用いて説明することをおすすめしています。

Connect Jobでは、入社前のビジネス日本語研修や、受け入れ準備のサポートの相談も承っています。外国人社員の受け入れに課題をお持ちの企業様は、お気軽にご相談ください。



4.外国人採用支援はConnect Jobにお任せください


外国人人材の採用は、ダイバーシティを進めていく昨今の情勢の中で代替することの難しい様々なメリットがある反面、ノウハウなしに募集から選考まで行うことが難しかったり、入社前後で煩雑な手続きがあったりと注意点が多く、採用を成功させることのハードルは高いと言えるでしょう。

外国人材の採用支援で豊富な実績を有するConnect Jobをご利用いただくことで、外国人採用の成功確率を大きく引き上げることができます。

採用戦略の立案から入社前フォローに至るまでの柔軟なご支援が可能ですので、お気軽にお問い合わせください。





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