外国人雇用状況届出書とは？記入例や提出方法や記入例を解説
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- 3月10日
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更新日：10月3日
外国人の雇用が進む現在、企業の人事担当者にとって「外国人雇用状況届出書」の提出は避けて通れない大切な手続きです。書類の作成や提出が複雑に感じるかもしれませんが、正しく理解し手続きを進めれば難しくありません。
この記事では、「外国人雇用状況届出書」の基礎から具体的な記入例、提出時の注意事項を解説します。外国人材が安心して働ける環境づくりをすすめるための一助として、ぜひご活用ください。
外国人雇用に関わる手続きは以下の記事で網羅的に解説しています。
目次
1．外国人雇用状況届出書とは何か？
外国人労働者を受け入れる際には、事業主がその外国人の氏名や在留資格などをハローワークへ届け出る義務があります。この義務が定められているのが「外国人雇用状況届出制度」であり、あわせて提出する書類が「外国人雇用状況届出書」です。
これによって厚生労働省やハローワークは外国人雇用の状況を把握し、外国人の就業をサポートしたり、不法就労を未然に防いだりすることを目的としています。
外国人雇用状況届出制度の目的
外国人雇用状況届出制度とは、企業が外国人労働者を雇用する際や、雇用している外国人が離職した際に、氏名や在留資格、在留期間などをハローワークへ届け出ることで、外国人労働者の就労実態を正確に把握・管理しようとする仕組みです。
厚生労働省がこの届出制度を通じて外国人の雇用状況を集計することにより、外国人労働者向けの雇用施策や再就職支援を行いやすくなります。また、不法滞在や在留資格外活動による就労を防止するためにも、在留カードや在留資格の確認が義務付けられているのです。
外国人雇用状況届出書の提出は事業主の義務
外国人雇用状況届出制度は、労働施策の総合的な推進を図る上で欠かせない制度のひとつです。日本国籍をもたない方の雇用・離職の際に届出を行います。例外として、在留資格「外交」「公用」を持つ方、特別永住者に関しては提出の必要はありません。
これは、雇用対策法に基づいた「義務」です。もし届け出を怠ったり、虚偽の情報を提出した場合には、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
2．外国人雇用状況届出制度の対象者
外国人雇用状況届出制度の対象者は、特別永住者や在留資格「外交」「公用」を持つ方を除いた、就労中の全ての外国人です。就労可能な在留資格を持つ外国人だけでなく、資格外活動許可を得てアルバイトをする留学生・家族滞在者なども対象になります。
届け出の際には、在留カード（または必要に応じてパスポート）で在留資格や在留期間などを確認しましょう。
在留資格や雇用形態の確認が必要
在留資格「外交」や「公用」または特別永住者は、届け出の対象外となります。
例えば、以下のようなケースが挙げられます。
在留資格が「技術・人文知識・国際業務」「技能実習」「特定技能」「留学」など
「留学」や「家族滞在」で資格外活動許可を取得し、アルバイトをしている
「日本人の配偶者など」 「永住者」「定住者」など就労制限のない資格を持つ
なお、雇用形態にかかわらず（正社員・パートタイム・アルバイトなど）、外国人を雇い入れる際には届出が必要です。
雇用保険に加入する場合
雇用保険に加入する外国人（雇用保険被保険者）を雇い入れる際は、「雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）」を提出することで、外国人雇用状況の届け出を兼ねることができます。
これは離職時にも同様で、雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）の提出をもって、外国人の離職の届出を行うことが可能です。ただし、様式の備考欄などに在留資格や在留カードの番号を記入しなければいけません。
資格外活動許可およびアルバイトの場合
就労活動が認められていない在留資格（留学・家族滞在など）を持つ外国人が、週28時間以内などの制限付きでアルバイトをする場合は、資格外活動許可が必要です。
さらに、資格外活動許可と別で、外国人雇用状況の届出義務を負います。
たとえ本人が知らずに働いていたとしても不法就労に当たり、事業主側は不法就労助長罪で罰せられるおそれがあります。
派遣社員・派遣アルバイトの形態で働く場合は、派遣元の企業が外国人雇用状況の届け出をしましょう。
3．外国人雇用状況届出書の具体的な記入例
外国人を新たに雇い入れる際、「雇用保険被保険者（雇用保険に加入する）か否か」で届け出に使用する書類が異なります。
ここからは、雇用保険被保険者の場合と、加入しない場合に分けて具体的な書き方を説明します。
雇入れ時
雇用保険被保険者の場合
雇用保険被保険者となる外国人の場合は、「雇用保険被保険者資格取得届（様式第2号）」を提出することで、外国人雇用状況の届出を兼ねることができます。
提出期限は雇入れ日の翌月10日までです。実際の書類においては、17～23欄（書式改正後は在留カード番号の欄が追加されるケースもある）に以下の内容を記載します。
17欄：外国人の氏名（ローマ字表記とふりがな）
18～23欄：在留カード番号、在留期間、資格外活動許可の有無（該当する場合）、派遣・請負就労区分、国籍・地域、在留資格
上記に加えて、備考欄に「電子届出で既に届出済み」「在留資格変更申請中」などの状況を記すこともあるので、必要に応じて記入しましょう。
雇用保険に加入しない場合
雇用保険の被保険者とならない外国人を雇用する場合は、「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を使用します。
ここでも在留カードや旅券などをもとに、以下の項目を正確に記入しましょう。
項目 | 記入時のポイント |
①氏名 | 在留カードの氏名欄どおりにローマ字表記し、カタカナも併記する。 |
②在留資格 | 「特定技能1号（介護）」「特定活動（製造分野）」など、特定技能ビザ、特定活動ビザの場合は分野や活動類型まで記入。 |
③在留期間 | 在留カードに記載の満了日をそのまま転記。 |
④生年月日 | 必ず西暦で記入する |
⑤性別 | 在留カードに記載されている、「男」「女」のいずれかを選択 |
⑥国籍・地域 | 中国、ベトナム、ネパールなど、該当する国名または地域名を記入。 |
⑦資格外活動許可の有無（雇入れ時のみ） | 留学生や家族滞在ビザの方がアルバイトをする場合は「有」、それ以外は「無」 |
⑧在留カードの番号 | 在留カード右上にある英字2桁＋数字8桁＋英字2桁の合計12桁を正確に記載 |
⑨雇入れ年月日 | 年・月・日を西暦で書く |
B：事業所名称・所在地 | 届出を行う事業所の名称および住所を正確に記入。雇用保険適用事業所番号があれば併記。 |
C：派遣・請負労働者に係る届出 | 派遣の場合は「雇入れ又は離職に係る事業所」欄には派遣元の事業所を記入し、チェックボックスにチェックを入れる。右傾業者に雇用される労働者が、注文主の事業所等で就労する場合、「雇入れ又は離職に係る事業所」欄には請負業者の事業所を記入し、チェックボックスにチェックを入れる。 |
ここで注意したいのは、外国人雇用状況届出書（様式第3号）を印刷する際に、表面と裏面が1枚の用紙になるよう両面印刷することです。表と裏を別々の紙に印刷して提出してしまうと、受理されない場合があります
離職時
離職後の在留資格更新や再就職支援を考慮すると、早めの提出が望ましいでしょう。以下の表にまとめたように、「雇用保険被保険者かどうか」で使用する届出書類と提出期限が変わります。
区分 | 届出書類 | 届出作業者 | 提出期限 | 届出先 |
雇用保険被保険者（加入する） | 雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号） | 事業主（派遣の場合は派遣元） | 離職日の翌日から起算して10日以内 | 雇用保険適用事業所を管轄するハローワーク |
雇用保険被保険者ではない（加入しない） | 外国人雇用状況届出書（様式第3号） | 事業主（派遣の場合は派遣元） | 離職月の翌月末日まで | 勤務する施設の所在地を管轄するハローワーク |
雇用保険被保険者の場合
雇用保険被保険者の外国人労働者が離職した場合は、「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」を提出します。
「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」は、表面と裏面にそれぞれ記入すべき箇所が存在します。以下では、表面と裏面の記入ポイントを一覧表で解説します。
●「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」（一般）の記入例とポイント
記入欄 | 記入する内容 | 注意点・補足 |
被保険者番号 | 被保険者本人に割り当てられた雇用保険の被保険者番号 | 会社の雇用保険関係書類や給与システムで確認。ミス入力があると届出全体が不備となるので要注意。 |
被保険者氏名（漢字とフリガナ） | 日本人被保険者と同様、会社で通常使用している名義を記入。 | 後述の14欄でローマ字の記入が必要になるため、表記を混同しないこと。ここでは漢字とフリガナ |
生年月日 | 被保険者の生年月日を西暦で記入。 | 通常の雇用保険手続きと同じ。 |
離職年月日・喪失原因 | 退職日（実際の最終出勤日）や死亡退職などの理由を入力し、「離職日」または「喪失日」を確定。 | 離職日の翌日から起算して10日以内に提出する必要あり。 |
被保険者の住所（被保険者の住所または居所） | 離職時点で実際に居住している住所を正確に記入。 | 帰国予定など特別な事情がある場合は、ハローワークに確認してから記入。 |
事業所名・所在地・事業所番号（告知番号） | 会社の名称と雇用保険適用事業所の所在地、事業所番号（告知番号）を記入。 | 雇用保険の適用を受けている事業所が複数ある場合は、実際に被保険者が勤務していた事業所の情報を記載。 |
●「雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）」（14～19欄: 外国籍のみ）の記入例とポイント
欄番号 | 項目名 | 記入する内容 | 注意点・補足 |
14欄 | 被保険者氏名（ローマ字）または新氏名（ローマ字） | 在留カードやパスポートに記載されたローマ字表記をそのまま転記。ミドルネームがある場合は順番・スペルに注意。 | 20欄で記入した氏名（漢字/カタカナ）とは別に、ローマ字綴りを正確に記入。 会社で通常使っている名義と差が出ないよう要確認。 |
15欄 | 国籍・地域 | 「中国」「ベトナム」「ネパール」「台湾」など、在留カードに書かれている通りの国籍・地域。 | 在留カードと表記ゆれを起こさないことが大切。例えば「香港」「マカオ」なども地域として記載されるケースがある。 |
16欄 | 在留期間 | 在留カードに示された満了日（例：20XX年XX月XX日）を西暦で記入。 | 雇用保険の喪失日や離職日とは別物。在留期限の更新申請中か否かも確認しておき、必要に応じてハローワークに確認。 |
18欄 | 国籍・地域 | 「中国」「ベトナム」「ネパール」「台湾」など、在留カードに書かれている通りの国籍・地域。 | 在留カードと表記ゆれを起こさないことが大切。例えば「香港」「マカオ」なども地域として記載されるケースがある。 |
19欄 | 在留資格 | 在留カードの「在留資格」または旅券（パスポート）上の上陸許可証印に記載された通りの内容を記入。 | 「被監理者」「仮滞在許可者」の場合も同様に記入。「特定技能1号（介護）」「特定活動（製造分野）」など、分野や活動類型まで記入。 |
雇用保険の被保険者ではない場合
雇用保険被保険者となっていない外国人が離職した場合は、外国人雇用状況届出書（様式第3号）を再度使用して届け出ます。記入内容は雇入れ時と同様ですが、今回は「離職年月日」と「離職に係る事業所名・所在地」を記入し、退職が確定した翌月末日までに提出してください。
外国人雇用状況届出書はどこに出す？オフライン・オンライン別の提出先
提出方法 | 対象となる外国人 | 受付先 | メリット |
オフライン |
| 管轄のハローワーク窓口 | 担当者に直接確認でき、疑問点をその場で解決しやすい |
オンライン |
| e-Govもしくは 外国人雇用状況届出システム | 24時間いつでも届出可能 書類の印刷や郵送が不要で効率的 |
外国人雇用状況届出書の提出方法には、オフライン提出（ハローワークへ直接提出）とオンライン提出（e-Govや外国人雇用状況届出システムを利用）があり、在留資格や雇用保険への加入有無によってどの様式を使うかが異なります。
提出期限を守らないと罰則のリスクがあるだけでなく、雇用する外国人本人にとってもデメリットが大きいので必ず期限内に届け出ましょう。
ここではオフライン・オンラインそれぞれの手続きフローや、提出時の注意点を解説します。
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オフライン提出（ハローワークへ直接提出）
外国人を雇い入れた、または離職した際には、原則として管轄のハローワーク窓口に必要書類を提出します。具体的には以下の流れになります。
1.厚生労働省の公式サイトからPDFをダウンロードする
雇用保険被保険者になる外国人の場合：雇用保険被保険者資格取得届(様式第2号)または雇用保険被保険者資格喪失届(様式第4号)
雇用保険被保険者にならない外国人の場合：外国人雇用状況届出書（様式第3号）
2. 届出事項の記入
氏名（ローマ字表記とカタカナのふりがな）
在留資格（特定技能の場合は分野名、特定活動の場合は活動類型なども記載）
在留期間等
生年月日
性別
国籍・地域
資格外活動許可の有無/報酬活動許可の有無（雇入れ時）
在留カードの番号
事業所の名称・所在地 など
3. 窓口へ提出・受付
受付担当者が書類を確認し、受理されます。記入漏れや在留資格の確認不足などがあれば、窓口で修正を求められる場合があります。
オンライン提出（e-Govや外国人雇用状況届出システムを使用）
オンラインによる届出は、以下のWebサイト経由で手続きが可能です。
雇用保険被保険者の場合：「e-Gov」
雇用保険被保険者とならない場合：「外国人雇用状況届出システム」
事業所の所在地など基本的な情報と、外国人労働者の在留資格情報を入力し、電子申請を行います。ただし、過去に一度でもハローワーク窓口経由で届出をした事業主がオンラインへ切り替える場合には「外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書」の提出が必要です。
外国人雇用状況届出書の提出を忘れたら罰則が科される
外国人雇用状況届出は法律で義務付けられているため、故意・過失を問わず提出を怠ると「300万円以下の罰金」に処されることがあります。金銭面の負担のみならず、企業のイメージダウンにつながりかねません。
したがって、雇用発生または離職があった時点で、すぐに書類の作成および提出準備を進めましょう。
提出を忘れた場合はすぐに事務所を管轄するハローワークへ連絡
もし提出期限を過ぎてしまったり、書類に誤りがあったことが発覚した場合は、できるだけ早く管轄のハローワークへ連絡を入れてください。
その上で、「雇入れ・離職の正確な日付」「外国人労働者の在留資格や在留カード情報」「当該外国人が既に離職している場合の状況」などを整理し、適切な修正や追加届出を行いましょう。
外国人雇用状況届出書を記入・提出する際の注意点
外国人雇用状況届出書を記入・提出する際は、以下の点に注意しなければいけません。
提出期限は「翌月末日」まで
雇用保険被保険者資格取得届の提出期限は「雇入れ日の翌月10日」まで
デジタルツールで書類作成や本人確認を一元管理
本人確認書類の紛失や漏えいに注意する
在留期限を過ぎて雇用した場合「不法就労助長罪」に問われることも
それぞれ見ていきましょう。
提出期限は「翌月末日」まで
雇用保険被保険者とならない外国人を雇い入れた（または離職した）場合は、外国人雇用状況届出書（様式第3号）を、翌月末日までに提出しなければいけません。
雇用保険被保険者資格取得届の提出期限は「雇入れ日の翌月10日」まで
外国人が雇用保険の被保険者となる場合は、雇用保険被保険者資格取得届を雇入れの翌月10日までに提出します。離職時においては、離職日の翌日から起算して10日以内に資格喪失届を提出すれば、外国人雇用状況届出として認められます。
デジタルツールで書類作成や本人確認を一元管理
書類作成や提出が煩雑に感じる時は、デジタルツールや専用システムを導入して一元管理を検討しても良いでしょう。オンライン上で本人確認の手続きや在留カード情報を管理できるサービスも増えており、期限切れや資格外活動の有無などを自動でチェックしてくれる機能が備わっている場合もあります。
外国人雇用が増えるほど、こうしたITツールの活用によって手続きを円滑に進めるメリットは大きくなります。
本人確認書類の紛失や漏えいに注意する
外国人雇用状況届出書の記入にあたっては、在留カードまたはパスポート（旅券）などの写しを見ながら作業するケースがほとんどです。ただし、これらの書類は個人情報の塊ですので、取扱いには十分な注意が必要です。コピーを保管する場合は、企業の個人情報保護規定にのっとって管理し、紛失や漏えいが起こらないよう対策をとりましょう。
また、書類への記載事項（氏名、在留資格など）が在留カードと一致しているかどうかを必ず確認してください。相違があると届出内容に誤りが生じ、不法就労や在留資格取り消しの原因となるおそれがあります。
在留期限を過ぎて雇用した場合「不法就労助長罪」に問われることも
外国人の在留期限が切れているにもかかわらず継続して働かせてしまうと、企業側は「不法就労助長罪」に該当して処罰される可能性があります。入管法に基づき、3年以下の懲役または300万円以下の罰金に処せられます。
「資格外活動許可を持っていない」「既に在留資格が失効している」などの場合も同様です。悪意がなくとも在留カード確認を怠ったり、誤った理解のまま雇用を続けたりしたことで罪に問われるケースがあります。就労資格が切れている外国人労働者を発見した場合は、すぐに事務所管轄の出入国在留管理庁や専門家へ相談すると共に、当該外国人の就労を停止しなければなりません。
在留期限切れを防ぐ社内体制づくりのポイント
外国人の在留期限を見落としてしまうと、不法滞在や不法就労といった重大なリスクにつながります。そこで、自社で雇用している外国人労働者の在留期限を一元管理する仕組みづくりが重要です。具体的には、以下のような方法が考えられます。
管理台帳やスプレッドシートで一覧化
在留カードの有効期限、在留資格の種類、更新の必要がある時期などを一覧にまとめ、定期的に確認する仕組みを整える。社内のクラウドツールにスプレッドシートを用意しておき、担当者が随時更新する方法がおすすめ。
リマインド機能の活用
カレンダーアプリやタスク管理ソフトを利用し、在留期限の2～3ヶ月前になったら通知が飛ぶように設定。併せて、本人からの更新手続き状況を確認する面談の機会を設けておくと安心。
担当者・部署を明確化
「誰が在留期限の確認を行うか」を決めておき、担当者が交代・異動しても管理が続行できるよう、引き継ぎの際に管理台帳やチェックリストを共有。総務や人事、もしくは外国人雇用管理に詳しいスタッフを中心に、複数名でチェックする体制を整えるとなお良い。
外国人雇用状況届出書の提出・記入に関してよくある質問
外国人雇用状況届出書の提出・記入に関してよくある質問と、それぞれの回答をまとめました。
外国人労働者が帰化した際はどうすればよい？
帰化して日本国籍を取得した場合、その従業員は日本人として扱われるため、以降の「外国人雇用状況届出書」の提出は不要になります。ただし、帰化するまでの期間については外国人労働者として雇用していた事実があるため、期間に対応する届出（離職届など）は必要です。
アルバイト・パートとして雇用した際も提出は必要？
必要です。正規雇用、契約社員、アルバイト、パートといった雇用形態に関わらず、外国人（特別永住者などを除く）を雇用した場合は、ハローワークへの届出が法律で義務付けられています。雇用保険の加入・非加入も関係なく、全ての事業主が対象となります。
ハローワークへ提出する際は郵送でもよい？
郵送でも問題ありません。届出書は、事業所の所在地を管轄するハローワークの窓口へ持参するほか、郵送での提出も認められています。
永住者や特別永住者の在留資格でも提出が必要？
「永住者」は提出が必要ですが、「特別永住者」は提出不要です。「永住者」は日本国籍を有しない外国人であるため、他の在留資格と同様に届出義務の対象となります。
外国人雇用状況届出書を未提出のまま放置するとどうなる？
届出を怠ったり、虚偽の届出を行ったりした場合、入管法第73条の2に基づき「300万円以下の罰金」が科される可能性があります。「知らなかった」では済まされません。これは事業主の義務であり、ハローワークからの指導や勧告の対象にもなります。提出を忘れていたことに気づいた場合は、放置せず、速やかに管轄のハローワークに相談しましょう。
まとめ
外国人雇用状況届出書は、外国人を雇い入れる際や離職させる際に必ず提出しなければならない書類です。適切な手続きを行うことで、不法就労を未然に防ぐだけでなく、外国人労働者が安心して働ける環境づくりにつながります。
加えて、在留資格に関する諸手続きや書類作成を通じ、外国人材の就労条件を正しく把握できるようになるでしょう。
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