【人事必見】外国人採用の教科書｜流れや方法・手続き、メリットや注意点を解説｜外国人・グローバル人材採用｜Connect Job
- Hayato Kuroda
- 3月24日
- 読了時間: 32分
更新日：4月24日
人材不足が深刻化する日本において、外国人採用は多くの企業にとって重要な選択肢となっています。しかし、採用プロセスや在留資格の確認、文化的な違いへの対応など、さまざまな課題が存在します。
本記事では外国人採用を検討している企業の人事担当者に向けて、採用の基礎知識から具体的な手続き、成功のポイントまで徹底解説します。
法令遵守のための注意点や効率的な採用方法についても詳しく説明しますので、外国人採用の全体像を把握したい人はぜひ参考にして下さい。
目次
日本企業における外国人採用の現状と動向
厚生労働省の最新データによると、日本における外国人労働者数は2024年10月末時点で230万人を超え、前年比で25万人以上増加しました。外国人雇用状況の届出が義務化された2007年以降、過去最多を更新し続けています。
外国人を雇用する事業所数も約34万所と届出の義務化以降過去最高数となり、日本企業における外国人採用ニーズの高まりを示しています。特に近年は、人手不足の解消だけでなく、グローバル展開や多様な視点の取り入れなど、さまざまな目的で外国人材を求める企業が増加しています。
在留資格別外国人労働者数の推移
国籍別の外国人労働者の状況
国籍別では、ベトナムが約57万人（全体の24.8%）と最多で、次いで中国が約40万人（17.8%）、フィリピンが約25万人（10.7%）となっています。特にミャンマー（前年比61.0%増）、インドネシア（同35.5%増）、スリランカ（同33.7%増）などからの労働者が大幅に増加しています。
在留資格別の外国人労働者の状況
在留資格別にみると、「専門的・技術的分野の在留資格」が約70万人（全体の31.2%）と最も多く、前年比20.6%と大きく増加しています。次いで「身分に基づく在留資格」が約63万人（27.3%）、「技能実習」が約47万人（20.4%）となっています。特定技能制度の拡充により「特定活動」の在留資格も約9万人と大きく伸びているのが現状です。
業種別の外国人採用傾向
産業別にみると、製造業が最も多く全体の26.0%を占めています。事業所数では卸売業・小売業が多く、全体の18.7%となっています。都道府県別では東京（585,791人・25.4%）、愛知（229,627人・10.0%）、大阪（174,699人・7.6%）の順で多くなっています。
このように、日本における外国人労働者の雇用は年々増加し、業種や地域を問わず広がりを見せています。人手不足が続く中、企業の成長戦略において外国人採用は今後さらに重要性を増すと考えられます。
外国人採用のメリットとデメリット
外国人採用を検討する際には、そのメリットとデメリットを正確に理解しておくことが重要です。客観的な視点で両面を理解し、自社にとって最適な採用戦略を立てましょう。
外国人採用のメリット
人手不足の解消
人手不足解消の有効な手段として外国人採用を活用するケースは少なくありません。特に建設業や製造業、介護業など、深刻な人材不足に悩む業界では即戦力となる外国人材の採用が事業継続の鍵となっています。日本人採用が難しい職種や地域においても、外国人材であれば採用できる可能性が高まります。
また、特定の専門スキルや技術を持つ人材を確保できることも大きな魅力です。IT分野や研究開発などでは、世界中から高度な専門性を持つ人材を採用することで、企業の競争力強化につながります。
社内の多様性やイノベーション促進
外国人社員の採用は、社内の多様性（ダイバーシティ）を促進し、異なる視点や発想を取り入れることができます。さまざまな文化的背景を持つ社員が協働することで、イノベーションが生まれやすい環境が自然と生まれます。
グローバル展開への貢献
さらにグローバル展開を視野に入れている企業にとっては、その国の言語や文化に精通した外国人材の存在が大きな強みとなります。言語だけでなく、文化を理解している人材が社員として事業を後押しすることは、海外展開においては大きな強みとなります。
進出予定国の人材を事前に採用してブリッジ人材として活用することで、グローバル市場への拡大をスムーズに進めることができるでしょう。
助成金や国・自治体のプログラムなどの活用
外国人材を採用する企業向けの各種助成金なども存在します。また、Connect Jobを運営するフォースバレー・コンシェルジュでは、経済産業省から外国人インターン生を受け入れる「国際化促進インターンシップ事業」や「グローバルサウス IT/AIエンジニア インターンシップ事業」などを受託しているほか、地方自治体からも外国人採用を受託し支援しています。
こうした国や自治体の事業を活用することで、コスト的なメリットを享受することもできます。
外国人採用のデメリット
文化や習慣の違い
外国人材と日本人社員の間には文化や価値観の違いがあり、これがコミュニケーションの障壁となることがあります。例えば、時間の概念や仕事に対する姿勢、チームワークの考え方などの違いから誤解が生じる可能性があります。
また、日本特有の「報・連・相」や「暗黙の了解」といった職場文化を理解してもらうには時間と教育が必要です。これらの違いを理解し、互いに歩み寄る姿勢が求められます。
コミュニケーションの課題
言語の壁は最も大きな課題の一つです。日本語能力が十分でない場合、業務指示の伝達ミスや誤解が生じる可能性があります。また、日本語でのコミュニケーションが難しい場合は、通訳や翻訳のコストが発生することもあります。
コミュニケーション不足は、業務効率の低下だけでなく、外国人社員の孤立感につながる恐れもあります。適切な言語サポート体制の構築が重要です。
雇用の手続きに時間がかかる
外国人採用には、在留資格の確認や申請、雇用契約の締結など、日本人採用にはない手続きが必要です。特に初めて外国人を採用する企業にとっては、これらの手続きが大きな負担となる場合があります。
手続きが煩雑で外国人採用の知見が必要
在留資格の更新や変更、住居や社会保険などの生活面のサポートにも時間と労力がかかります。これらの手続きを適切に行うための体制整備や、専門家への相談が必要になるケースもあります。
詳細な外国人採用のメリットとデメリットについては、外国人採用のメリットとデメリット完全ガイドで詳しく解説しています。
外国人採用前に知っておきたい、在留資格のチェック項目
外国人材を採用する際には、日本人採用とは異なる基準や確認事項があります。適切な人材を採用するためにはこれらを正確に理解し、適切なプロセスを設計することが重要です。
候補者の現在のビザ取得状況を確認する
書類選考段階ではまず在留資格の確認を行い、応募者が就労可能な資格を持っているか、または取得可能かを精査します。外国人が日本で就労するためには、就労可能な在留資格を持っていることが必要です。
【主な確認事項】
現在の在留資格と期限
就労可能時間の制限
在留資格変更の可能性
採用可能な在留資格と在留可能期間
主な就労可能な在留資格には以下のようなものがあります。
専門的・技術的分野の在留資格
種類 | 内容 | 在留可能期間 |
「技術・人文・国際業務」 | エンジニア、通訳、デザイナーなど | 最長5年 |
「高度専門職」 | ポイント制による優遇措置のある高度人材向け | ・高度専門職1号：最長5年 ・高度専門職2号：無期限 |
「経営・管理」 | 会社経営者や管理職 | 最長5年 |
「教育」 | 語学教師 | 最長5年 |
「医療」 | 医師、看護師など | 最長5年 |
特定技能
種類 | 内容 | 在留可能期間 |
特定技能1号 | 特定産業分野の一定の技能を有する外国人 | 最長5年 |
特定技能2号 | 特定産業分野の熟練した技能を有する外国人 | 更新回数の制限なし |
技能実習
種類 | 内容 | 在留可能期間 |
技能実習 | 開発途上国への技能移転を目的とした制度 | 最長5年 |
身分に基づく在留資格
種類 | 内容 | 在留可能期間 |
永住者 | 就労制限なし | 期限なし |
定住者 | 就労制限なし | 最長5年 |
永住者の配偶者等 | 就労制限なし | 最長5年 |
日本人の配偶者等 | 就労制限なし | 最長5年 |
資格外活動
内容 | 就労可能時間 |
「留学」などの在留資格を持つ外国人の副業的就労 | 週28時間以内 |
それぞれの在留資格には活動内容や期間に制限があるため、採用予定の業務内容と在留資格が合致しているか確認してから募集を開始するようにしましょう。
出典：在留資格一覧表 | 出入国在留管理庁（2025年3月時点）
書類選考時の評価基準やチェック項目
評価基準を明確にし、採用チーム内で共有することで、公平かつ効果的な選考が可能になります。外国人を採用する自社の目的と照らし合わせて、評価基準を明確にしておきましょう。
学歴や職歴
学歴・職歴を確認し、求める職種に必要な専門性を持ち合わせているかを確認します。
中途採用の場合は、募集ポジションに必要な経験をしているかを判断します。
資格や日本語力・英語力
募集ポジションに必要な資格やスキルを有しているかをチェックします。
日本語能力については、履歴書・職務経歴書の内容や、日本語能力検定のレベル、これまでの職歴で使用経験有無から判断しましょう。
面接時の評価基準やチェック項目
面接では、下記のポイントを総合的に評価し、自社の業務内容や職場環境に適した人材の採用を行いましょう。
なお選考過程では日本人応募者と外国人応募者で異なる基準を設けることは差別に当たる可能性があります。法令順守の観点から、同じ業務に対して同等の評価基準を適用することが重要です。
コミュニケーション能力や言語能力
日本語での会話力や理解力などのコミュニケーション能力を評価しましょう。
日本語能力：JLPT（日本語能力試験）のレベル、日常会話や業務上のコミュニケーション能力、文書作成能力
英語など他言語の能力：業務に必要な場合
資格や経験の具体的な内容
専門知識やスキルが実務に必要なレベルに達しているかも重要な評価ポイントとなります。技術職や専門職の採用の際は、必要に応じて実技試験やスキルテストを実施し、業務に必要な実務スキルを確認すると共に問題解決能力の評価も行います。
業務に必要な専門知識や技術を持っているか
類似業務の経験はどの程度あるか
前職でのパフォーマンスや実績
就労意欲と定着性
長期的に働く意欲があるかどうかも採用後の定着率に大きく影響するため、しっかりと見極めることが重要です。日本で働くことが目的になっていないか、日本で長期的に働く意思があるかを確認しましょう。
長期的に日本で働く意思があるか
キャリアプランと企業のニーズが合致しているか
日本での生活に対する期待と現実のギャップの確認
文化適応性
日本の企業文化や働き方への理解度を確認しましょう。
日本文化への理解や適応能力
日本での生活経験
異文化環境での就労経験
採用までのプロセス：募集から内定までの一般的な流れ
ここでは、募集から採用後までの具体的な流れと必要な手続きについて解説します。
求人募集をかける
外国人材を募集する方法には、以下のようなものがあります。
専門の求人サイトやエージェント（人材紹介会社）の活用
外国人向け求人サイト
外国人材紹介エージェント
特定国に特化した人材紹介会社
自社Webサイトでの多言語求人掲載
英語や採用したい国の言語での求人情報掲載
外国人が働きやすい環境であることをアピール
大学や専門学校との連携
採用対象国現地の大学と連携した募集
国内在住の留学生向けの採用説明会やインターンシップ
日本語学校や専門学校との連携
SNSや口コミの活用
外国人コミュニティへのアプローチ
外国人社員からの紹介制度
募集する際は求める日本語レベルや専門スキル、在留資格の条件などを明確に提示することが必要です。また、多言語での情報提供や問い合わせ対応ができる体制を整えておくと、より多くの優秀な人材からの応募が期待できます。
外国人採用の場合、どの国から採用すべきか、いつ募集を開始すべきか等分からないことが多いでしょう。その場合はConnnect Jobなど採用エージェントを活用することがおすすめです。Connect Jobではいつでも無料で相談を承っていますので、採用のお悩みをおきかせください。
国内在住者の場合は、選考開始時に在留カード・在留資格を確認する
国内に在住している外国人を採用する場合、在留資格の確認が欠かせません。
選考開始時にまず、以下の点を確認しましょう。
在留カードの情報
在留カードの有効期限
在留資格の種類と就労制限の有無
資格外活動許可の有無と就労可能時間（留学生の場合）
在留資格と就労条件の整合性
予定している仕事内容が在留資格の活動範囲内かどうか
雇用条件（労働時間、給与など）が在留資格の条件に合致しているか
在留期間
在留期間の満了日
更新の可能性や手続きのタイミング
採用予定の外国人の在留資格が就労不可または制限付きの場合、在留資格変更許可申請が必要です。この場合入管での手続きに時間がかかるため、余裕を持ったスケジュール設定をしておきましょう。
採用面接の実施
言語面の配慮
外国人材の面接においては、言語面の配慮が重要です。日本語レベルに合わせてゆっくりと簡潔に話すことを心がけ、必要に応じて通訳を活しましょう。
方言や業界用語などの専門用語は避けながら、外国人が理解しやすい表現を用いると、齟齬のないコミュニケーションがとりやすいでしょう。
文化的配慮
文化的背景への配慮も欠かせません。国によって、仕事への価値観や文化、コミュニケーションスタイルは大きく異なります。日本での面接の「あたりまえ」にとらわれず、質問や言葉選びを慎重に行いましょう。
宗教や文化に配慮した質問内容を心がけ、相手の価値観を尊重する姿勢を示すことが大切です。
実務能力の確認
実務能力の確認においては、業務に必要なスキルテストを実施したり実際の業務場面を想定した質問を行ったりすることで、応募者の能力を具体的に評価することができます。
日本での就労経験や日本企業への理解度を確認することも、入社後のミスマッチを防ぐために重要と言えるでしょう。
企業側からの説明
面接の最後には、会社の文化や価値観を明確に説明し、期待される役割を具体的に伝えることが大切です。さらに入社後のキャリアパスを提示することで、応募者の長期的なビジョンと会社のニーズが合致しているかを確認できます。
このように面接では、言語能力だけでなく、コミュニケーション意欲や文化適応能力、長期的に働く意志があるかなどを総合的に評価することが、採用成功の鍵となります。
採用後：入社準備や手続き
内定・採用決定の段階では、在留資格申請、入社時期の調整や、住居、生活サポートなど必要な支援の確認を行いましょう。
具体的には、以下の準備を進めましょう。
雇用手続きとビザ申請・雇用契約時の確認
在留資格関連の手続き
在留資格変更許可申請（国内在住者で資格変更が必要な場合）
在留資格認定証明書交付申請（海外在住者の場合）
在留期間更新許可申請（現在の在留期間が短い場合）
雇用契約の締結
労働条件の明確化（労働時間、給与、休日、福利厚生など）
外国語版の雇用契約書の準備
在留資格の条件に合致した契約内容であることの確認
行政手続き
外国人雇用状況の届出（ハローワーク）
社会保険・雇用保険の加入手続き
住民登録の確認と支援
ビザ申請は専門知識が必要なため、初めて外国人を採用する企業は行政書士などの専門家に相談することをお勧めします。手続きには時間がかかるため、余裕を持ったスケジュール設定が重要です。
就業における支援とフォロー、入社準備
職場環境の整備
多言語対応マニュアルの準備
社内コミュニケーションツールの整備
外国人社員のメンター制度の導入
生活支援
住居の確保
銀行口座開設
ライフライン（水道・ガス・電気や携帯電話）契約のサポート
自治体への届出（住民票など）
社内研修の準備
日本の企業文化や仕事の進め方に関する研修
業務に必要な日本語研修
安全教育や業務マニュアルの多言語化
受け入れ体制の周知
社内への周知と受け入れ準備
異文化理解に関する研修
コミュニケーション方法の確立
これらの準備を丁寧に行うことで外国人社員も安心して働き始めることができ、早期の戦力化につながるでしょう。Connect Jobでは、採用のみでなく内定・入社後のサポートもワンストップで対応しています。
初めての外国人採用で不安な方は、ぜひ一度ご相談ください。
採用にかかる主な費用
外国人採用にかかる費用は、採用する人材のスキルレベルや経験、在住場所によって大きく異なります。高度な専門性を持つ人材を求める場合、日本人材と同等またはそれ以上の紹介費用が発生する可能性があります。四大卒などの高度人材の場合は、専門性に見合った報酬設定も必要です。
費用は大きく「採用活動費」「在留資格関連費用」「入社後の支援費用」の3つに分類できます。
種類 | 内容 |
採用活動費 | 求人広告掲載料や紹介エージェント利用料など |
在留資格関連費用 | 申請手数料や行政書士などへの委託費用 |
入社後の支援費用 | 入社後の支援費用には住居の手配や生活立ち上げ支援など |
海外在住者を採用する場合は、上記に加えて、渡航費や住居準備費、生活に必要な家具・家電の準備費用なども考慮する必要があります。特に住居確保の支援では、一般的に敷金・礼金がそれぞれ家賃1〜2ヶ月分、仲介料が家賃1ヶ月分程度かかります。
例えば家賃8万円の物件であれば、初期費用だけで家賃3〜5ヶ月分相当（24〜40万円程度）の負担が発生する計算です。また、技能実習生を採用する場合は寮の確保も義務付けられているため、さらに費用が必要となります。
【入居準備に必要な費用の例】※家賃8万円の場合
入居に係る費用
敷金・礼金それぞれ家賃1〜2ヶ月分 = 16～32万円
仲介料が家賃1ヶ月分程度 = 8万円
生活に必要な家具・家電の準備費用 = 約5～10万円
費用合計： 29～50万円
Connect Jobで採用を行う場合は、採用費用を考慮して、個社別の選考会型、完全成功報酬の人材紹介型など、予算感に合わせてプランを選択することが可能です。入社準備・在留資格取得サポートもカスタマイズで対応いたします。詳細はお気軽にお問合せください。
採用にかかる一般的な期間
採用形態や在留資格によって採用完了までの期間が異なります。今回は、採用エージェントを活用したケースを例に解説します。
人材募集から内定までにかかる期間
まず、エージェントとの契約から内定・成約までの期間について見ていきましょう。
特定技能の場合、エージェントとの契約から内定・成約までは概ね1〜2カ月程度です。特定技能外国人に加え、特定技能へ移行可能な技能実習生なども対象となります。
「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持つ人材の場合、特定技能よりも採用に時間がかかることが一般的で、内定・成約までに1〜3カ月程度を要することが多いです。このカテゴリーの人材は高度人材にあたるため、求人条件によって応募者の集まりやすさが変わります。競争率が高いため、企業側は魅力的な採用条件を整え、採用プロモーションやスカウティングを行うことが重要です。
海外大学出身の学生を対象とした新卒採用を行う場合は、対象国の学事スケジュール、就活スケジュールを意識したスケジュール決めをすることが重要です。Connect Jobの場合は、採用したい人物像や言語レベルを相談いただくことで、ターゲットとすべき国や地域、採用手法をご提案しています。お気軽にご相談ください。
在留資格申請にから入社までの期間
次に、在留資格申請から入社までにかかる期間について説明します。
特定技能の場合、海外在住者は4カ月ほどの期間が必要です。転職と新規採用のどちらでも、申請期間に大きな差はありません。ただし、海外在住者は渡航準備や手続きが追加されるため、国内採用よりも若干時間がかかります。国内在住者は3.5カ月程度を目安としておきましょう。
「技術・人文知識・国際業務」の在留資格申請の場合、国内在住者と海外在住者で入社までの期間に差が出ます。海外在住者を採用する場合は、在留資格の申請から始まり、さらに渡航準備期間が必要です。そのため約4ヶ月必要です。
国内在住の外国人が同様の業務内容で転職する場合は、在留資格の変更申請は不要なため、スムーズに入社できます。ただし、新しい業務内容が現在の在留資格で認められていない場合は変更申請が必要となり、追加の時間がかかる可能性があります。
ただし、在留資格申請は必ずしもスムーズに進むとは限りません。不許可になる場合や、追加資料の提出が求められ、さらに審査期間が延びることもあります。また、1月〜3月の期間は在留資格申請が混み合います。出入国在留管理庁は特定技能の審査体制を拡充していますが、通常よりも時間がかかる可能性があります。余裕を持ったスケジュール設定が大切です。
違法な雇用に注意！人事担当者が知っておくべき法的リスクや注意点
外国人を雇用する際には、日本人雇用とは異なる法的リスクや注意点があります。法令遵守のためにも、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
採用時の法令遵守と差別防止
外国人の採用において、以下の法的側面に注意が必要です。
外国人であることを理由に、不当に低い賃金や劣悪な労働条件を設定することは法令違反となります。日本人従業員と同等の条件を提供することが基本です。
均等待遇の原則
労働基準法第3条では、国籍を理由とした労働条件の差別的取扱いを禁止
同一労働同一賃金の原則に基づく待遇設計
採用・昇進における公平な評価基準の設定
差別的募集・選考の禁止
職業安定法に基づき、国籍を理由とした募集・採用における差別は禁止
業務上必要な能力・資格のみを選考基準とすること
特定の国籍者のみを対象とした募集の禁止（在留資格に基づく条件は除く）
法定労働条件の遵守
最低賃金法の遵守
労働時間・休憩・休日に関する規定の遵守
労働契約書の明示（できれば母国語または理解できる言語で）
在留資格と契約内容の遵守
在留資格と雇用契約内容の整合性に注意しましょう。
在留資格に反する雇用は、外国人本人だけでなく、雇用主も「不法就労助長罪」に問われるリスクがあります。最悪の場合、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科される可能性があります。
在留資格と業務内容の一致
在留資格で認められた活動範囲内での就労が必要
資格外活動となる業務への従事は禁止
特定技能や技能実習では、特定された業務分野での就労が必須
雇用契約の遵守
入管に提出した雇用条件と実際の待遇の一致
労働時間や業務内容の大幅な変更時は入管への届出が必要
技能実習計画や特定技能計画に沿った業務の実施
在留期間管理と更新手続き
在留期間の満了日の管理
更新手続きの適切なタイミングでの実施
雇用継続意思の確認と必要書類の準備
採用実務の人的コストと管理コスト
外国人採用においては、通常の採用活動よりも多くの実務負担と管理コストが発生します。特に外国人雇用に不慣れな企業では、これらのコストを正確に把握しておくことが重要です。
採用実務の人的コスト
まず人的コストとして、在留資格の確認や申請書類の作成、ビザ関連の手続きなど専門的な知識を要する業務に多くの工数が発生します。国内在住者と比べて海外在住者の採用では、追加のビザ申請手続きや関連書類の準備などで採用工数が増えることを想定しておきましょう。
また、書類の多言語対応や翻訳業務、通訳の手配なども追加的な負担となります。面接から入社に至るまでの各プロセスで翻訳や通訳が必要になることがあります。
採用実務の管理コスト
管理面では、在留資格の期限管理や更新手続き、外国人雇用状況の届出など、定期的な対応が必要となる業務が発生します。特に複数の外国人を雇用する場合、それぞれの在留期間や資格条件が異なるため、個別管理の負担が大きくなります。
さらに、更新漏れによる就労不能リスクや、就労条件と在留資格の不一致による法令違反とならないよう、管理が必要です。
入社後も、日本での生活立ち上げ支援や住居確保など、日本人採用では発生しない追加的な管理業務が必要となります。中長期的には在留資格更新の対応や定期的な法改正への対応も継続的に必要となるため、計画的な人員配置をしておきましょう。
文化的な違いによる受け入れの障壁
外国人採用においては文化的な違いが大きな障壁となることがあります。これらの違いを理解せずに採用すると、コミュニケーション上の問題や職場での摩擦、最終的には早期退職につながるリスクがあります。
コミュニケーションスタイルの違い
まずコミュニケーションスタイルの違いについては、直接的・間接的表現の使い方が国や文化によって大きく異なることを理解する必要があります。
例えば欧米文化では直接的な表現が一般的な一方、アジアの一部では間接的な表現が礼儀正しいとされるなど、国や地域によって伝え方や受け取り方が大きく異なります。
これにより指示の意図が正確に伝わらなかったり、フィードバックが誤解されたりする場合があることを覚えておきましょう。
時間感覚や約束の捉え方
時間感覚や約束の捉え方も文化によって大きく異なります。時間厳守を重視する文化もあれば、より柔軟な時間感覚を持つ文化もあり、これが納期管理や業務進行の効率に影響を与えることがあります。
異なる文化背景を持つ社員が増えると、既存の日本人社員との間に摩擦や誤解が生じるリスクも高まります。言語や文化の壁を超えたチームビルディングが必要となるでしょう。
外国人採用でよくある失敗と対策
外国人採用には特有の課題があり、多くの企業が同様の失敗を経験しています。ここでは、よくある失敗事例とその対策を紹介します。
これらの失敗例と対策を参考に、自社の採用プロセスや受け入れ体制を見直し、外国人採用の定着を目指していきましょう。
在留資格の確認不足で入社が遅延
失敗例： 採用内定後に在留資格の制限に気付き、予定していた業務に就けないことが判明。再度在留資格の変更申請が必要になり、採用計画が大幅に遅延した。
対策：
在留資格の確認不足を防ぐには、採用プロセスの早い段階で在留資格を確認することが重要です。応募書類の受付時点で在留カードの写しを提出してもらい、就労制限の有無や在留期間を確認しましょう。不明点があれば入国管理局や専門家に事前相談することで、採用後の予期せぬ問題を回避できます。
日本語力が足りず業務に支障が出る
失敗例：
面接では流暢な日本語を話していたが、実際の業務では専門用語の理解や文書作成能力が不足していたため、業務に支障が出てしまった。
対策：
言語能力の誤った評価を防ぐためには、何よりもまず業務に必要な具体的な言語能力を明確に定義することが重要です。ライティング能力を測る際には、WEBテストをするケースもありますが、外国人にとって日本式のWEBテストは非常に難しく、一律にテストのみで判断すると自社に合った人材を見落としてしまうこともあります。
完璧なビジネスレベルの日本語力と企業の求める経験を持ち合わせた人材の採用は難易度が上がるため、翻訳ツールの活用や、専門用語は入社後に覚えてもらうようにするなど、どこまで許容できるかの妥協点を探すことも視野に入れましょう。
外国人社員がチームに馴染めず孤立してしまった
失敗例：
技術力は高かったが、日本特有のチームワークや暗黙の了解を前提とした仕事の進め方に馴染めず、孤立してしまった。
対策：
外国人社員の孤立を防ぐためには採用面接で会社の文化や働き方をしっかり説明することが重要です。働くことになった際のワークスタイル、チームワークの重視度、意思決定プロセスなど、具体的な職場文化を正直に伝えることで、応募者が自分に合っているかを判断できます。
加えて、外国人社員を受け入れる側の体制や教育も大切です。阿吽の呼吸では外国人とのコミュニケーションは成り立たないことを説明し、仕事の進捗に支障が出ないような仕組みを整えたり、わからないことを聞きやすい雰囲気づくりをしましょう。
オンボーディングサポートが不十分
失敗例：
入社時の説明が不十分で、業務内容や会社のルールを理解できず、早期に退職してしまった。
対策：
この手の原因による早期退職を防ぐためには、入社時のコミュニケーションを丁寧に行い、本人が納得するようきちんと説明をすることが重要です。母国語または英語など理解しやすい言語での入社オリエンテーションを行い、会社の歴史、理念、ルール、期待される役割などを丁寧に説明しましょう。
初めて日本に来る外国人社員もいますので、仕事はもちろん生活面でも課題を抱えているケースが多いです。特に入社後1〜3ヶ月は集中的なフォローアップを行い、業務の習熟度や職場への適応状況を定期的に確認しましょう。
段階的に業務を覚えてもらうようにする、昇格のタイミングを明確に示すなど、具体的にキャリアアップの道筋を伝えることも効果的です。達成感を味わいながら着実にスキルアップできる環境を整えることが、モチベーション維持と早期戦力化につながります。
外国人採用を成功させるためのポイント
ここでは、外国人採用を成功させるための重要なポイントを解説します。
(1)給料や休暇、福利厚生などの待遇面
外国人材の定着率を高め、能力を最大限に発揮してもらうためには、適切な待遇設計が不可欠です。
適切な給与・報酬
まず報酬面では、同じ業務を行う日本人社員と同等の給与水準を維持することが基本となります。スキルや経験に応じた公平な評価制度を構築し、昇給やボーナスの明確な基準を設けることで、外国人社員のモチベーション維持につながります。
福利厚生や休暇制度
福利厚生の充実も重要な要素です。特に住宅手当や家賃補助は、日本での生活基盤を安定させるために効果的です。また、母国の家族や友人とのつながりを維持するための一時帰国を可能にする長期休暇制度や、キャリアアップを支援する語学学習支援、資格取得支援なども、外国人社員の満足度を高める効果があります。
休暇制度においては、母国の祝祭日への配慮や一時帰国のための長期休暇、宗教上の習慣に配慮した休暇制度など、文化的背景を考慮した柔軟な対応が求められます。外国人社員にとって自国の重要な祝日や行事に参加できることは、精神的な安定にも寄与します。
これらの待遇面での配慮は、外国人材の仕事へのモチベーションを高め、長期的な定着につながるだけでなく、日本人社員と外国人社員の良好な関係構築にも寄与します。
(2)採用実務コストを効率化するための社内体制整備
外国人採用の複雑な実務と管理を効率化するためには、適切な社内体制の整備が重要です。
実務コストへの対応
まずは専門家との連携が効果的です。行政書士などの専門家と連携することで、複雑な入管手続きをスムーズに進めることができます。また社内に入管手続きに関するマニュアルを整備し、担当者を育成して知識を共有することで、徐々に社内でも対応できる体制を構築できます。
コスト管理への対応
コスト管理においては、採用前に必要な費用を詳細に見積もり、適切な予算を確保することが重要です。予測される費用を事前に把握し、費用対効果を検討した上で、最適な支援サービスを選定することが求められます。
また、外国人雇用に関連する助成金や補助金を積極的に活用することで、コスト負担を軽減することも可能です。
リスク管理への対応
リスク管理の観点からは、在留資格の更新漏れを防止するためのリマインドシステムの構築が有効です。在留期間の満了日を一元管理し、更新時期が近づいた際に自動的に通知する仕組みをつくることで、資格失効による就労不能リスクを回避できます。雇用条件に変更がある場合は事前に法的チェックを行う体制を整え、適切な報告体制も構築しましょう。
初めて外国人を採用する企業は、少人数から始めて徐々に採用数を増やしながら、社内にノウハウを蓄積していくアプローチが効果的です。
(3)多言語対応や生活習慣など文化面の配慮
文化的な違いへの配慮は、外国人材が快適に働くための重要な要素です。
多言語コミュニケーション環境の整備
まず、重要な社内文書を多言語化することで、正確な情報伝達が可能になります。翻訳ツールや通訳サービスを活用することで、言語の壁を低減し、スムーズなコミュニケーションをサポートできるでしょう。
さらに外国人社員向けの日本語学習支援を提供することで、徐々に日本語でのコミュニケーション能力を向上させることができます。
コミュニケーションスタイルの違いへの配慮
コミュニケーションスタイルの違いにも配慮し、直接的・間接的表現の違いを理解した上で指示の出し方や確認方法を工夫しましょう。誤解を防ぐための明確なコミュニケーションを心がけ、フィードバックの方法も文化によって調整する必要があります。
時間感覚や約束の捉え方の違いを踏まえ、業務上重要な期限は明確に設定し、必要に応じてフォローアップを行いましょう。特に重要な約束や締め切りについては、口頭だけでなく書面での確認を行うことが効果的です。
異文化、生活習慣に対する配慮
文化的な違いへの理解と配慮も重要です。異文化理解研修を実施することで日本人社員と外国人社員の相互理解を促進し、職場の一体感を醸成できます。宗教や食事制限への配慮、国ごとの労働観への理解なども、外国人社員が働きやすい環境づくりには欠かせません。
例えば、イスラム教徒の社員のための礼拝スペースの確保や、ベジタリアンやハラール食に対応した社員食堂のメニュー多様化などが効果的です。
また日本の企業文化を丁寧に説明することも大切です。「報・連・相」などの日本特有のビジネス慣行は外国人にとってなじみがない場合が多いため、その概念や重要性を丁寧に説明する必要があります。
社内研修や交流会を活用した外国人社員に対する理解促進
社内研修や職場内の交流促進も効果的です。社内イベントや交流会の開催、メンター制度やバディシステムの導入、外国人社員の母国文化を紹介する機会の設定などを通じて、相互理解を深め、職場の一体感を醸成することができます。
外国人社員が職場に早くなじみ、能力を発揮するための土台となるだけでなく、日本人社員の異文化理解も深め、組織全体のグローバル対応力向上にもつながります。
(4)採用後のアフターフォロー
採用後の継続的なサポートは、外国人材の定着率を高める重要な要素です。
定期面談などのフォローアップ
まず定期的なフォロー面談を実施することで、業務上の課題や不安を早期に把握し、適切な対応が可能になります。面談では業務面だけでなく、生活面での困りごとや悩みにも耳を傾け、必要なサポートを提供することが大切です。
加えてキャリア希望を確認することで、外国人社員の成長意欲に応える育成計画を立てることができます。
生活面など業務以外のサポート
生活面のサポートも欠かせません。住居や公共サービスの利用支援、医療機関の紹介や利用方法の説明、日本での生活に関する情報提供など、日常生活の基盤を整えるための支援が重要です。また、精神的なサポートとして、社員同士の交流を深めることや、外国人社員同士のコミュニティ形成も有効です。
特に来日直後は住民登録や銀行口座開設、携帯電話契約など、生活立ち上げに関わる多くの手続きがあります。これらを適切にサポートすることで、外国人社員は安心して業務に集中することができます。
外国人材特有の在留資格更新のサポートも重要なので、在留期間更新の時期を事前に把握しておきましょう。
必要書類の準備支援や専門家による相談体制を整備することで更新手続きをスムーズに進めることができます。在留資格の失効は就労不能につながるため、企業側も期限管理を徹底する必要があります。
(5)中長期でのスキルアップ支援
将来のキャリアパスを明確に示すことも、長期的な定着につながる重要な要素です。スキルアップのための教育研修制度を整備し、昇進機会を公平に提供することで、外国人社員の成長意欲に応えることができるでしょう。
能力開発と成長支援も長期的な定着につながります。個別の育成計画を策定し、日本語能力向上の支援や専門スキル向上のための研修を提供することで、外国人社員のキャリア発展を促進できます。特に日本語能力の向上は、職場でのコミュニケーションだけでなく、日本社会での生活の質を高めることにもつながります。
これらのアフターフォローを通じて、外国人社員が安心して業務に集中できる環境をつくり、長期的な定着と成長を促進することができます。また、外国人社員の声を積極的に聞き、継続的に制度改善を行うことで、より働きやすい環境づくりが実現します。
まとめ
本記事では、外国人採用の基本的な知識から具体的な手続きや流れ、成功のポイントまで幅広く解説してきました。最後に、外国人採用を成功させるための重要なポイントをまとめます。
外国人採用は、単なる人手不足解消の手段ではなく、企業の成長戦略の一環として位置づけることが重要です。多様な背景を持つ人材の採用は、企業に新たな視点や発想をもたらし、イノベーションの源泉となります。
外国人採用を成功させるためには、以下の3つの鍵が重要です。
綿密な準備と計画
在留資格の確認、採用基準の明確化、受け入れ体制の整備など、事前準備を丁寧に行うことが成功の第一歩です。
相互理解と文化的配慮
日本文化と外国人材の母国文化の相互理解を促進し、互いを尊重する環境づくりが、長期的な定着と活躍につながります。
継続的なサポートとフォロー
採用後も言語支援や生活面のサポート、キャリア開発支援を継続的に提供することで、外国人材の能力を最大限に引き出すことができます。
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