外国人雇用に必要な手続き完全ガイド！必要書類は？注意すべき点は？

Sakura Kimura
7 時間前
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外国人を雇用する際、日本人とは異なる手続きや確認事項があります。外国人の雇用を検討している企業様や、既に外国人を雇用している企業様は、不法就労とならないためにも、正しい知識を身につけることが重要です。

そこで本記事では、外国人雇用に際して必要な手続きや書類、注意点を解説します。

外国人労働者を雇用する前の確認事項
入社前に必要な手続き
入社後に必要な手続き
外国人の雇用時の注意点
まとめ

外国人労働者を雇用する前の確認事項

外国人の雇用にあたって、まず就労が可能かどうかの確認が不可欠です。適切な在留資格を持たない外国人を雇用すると、不法就労となり企業側も罰則の対象となる可能性があります。ここでは、雇用前に確認すべき事項について詳しく解説します。

外国人雇用に必要なステップを確認する

Step1：要件の事前確認

まず、任せる職務内容と候補者の経歴が、就労ビザの取得要件に適合するかを確認します。

Step2：内定と労働契約の締結

面接を経て内定を出し、職務内容や報酬などを明記した労働契約を、双方の合意の上で締結します。

Step3：在留資格関連の手続き

管轄の出入国在留管理局へ、就労のための在留資格を申請します。海外在住者の場合はまず在留資格認定証明書（COE）を取得しなければなりません。

Step4：当局による審査

出入国在留管理局が、申請内容の妥当性を審査します。結果通知まで1〜3ヶ月程度かかります。

Step5：就労開始と定着支援

許可が下りたら、就労を開始できます。企業は在留カードの期限を把握し、更新管理を行う必要があります。

就労可能な在留資格かどうか確認する

外国人が日本で合法的に就労するには、出入国管理及び難民認定法（入管法）で定められた29種類の在留資格のうち、就労が認められているいずれかの資格を持っている必要があります。

就労可能な在留資格は19種類あり、その活動範囲が個別に定められています。例えば、「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」などが就労可能な在留資格の代表例です。一方で、「留学」や「家族滞在」といった在留資格は、原則として就労が認められていません。

これらの就労が制限されている、あるいは原則として就労が認められていない在留資格の場合でも、「資格外活動許可」を得ていれば、定められた範囲内で就労が可能な場合があります。採用を検討している外国人がどのような在留資格を持っているか、その在留資格で自社の業務内容の就労が可能であるかを在留カードで必ず確認することが重要です。また、在留資格だけではなく、在留期間が有効であるかも併せて確認が必要です。

在留資格の種類や申請方法については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

▶在留資格とは？全29種類の要件や手続き・取得方法を一覧で総まとめ

また、就労可能なビザについては下記の記事でより詳細に解説しています。

▶就労ビザとは？全16種類の取得条件や申請方法、審査にかかる期間、雇用主の注意点を分かりやすく解説

出典：出入国在留管理庁『在留資格一覧表』（2025年7月現在）

出典：出入国在留管理庁『不法就労防止にご協力ください』（2025年7月現在）

在留カードが偽造されていないか確認する

不法就労を防止するためには、在留カードが偽造されたものでないかを確認することも極めて重要です。偽造された在留カードを使用している外国人を雇用した場合、知らずに雇用したとしても企業が不法就労助長罪に問われる可能性があります。在留カードの偽造は精巧になっているため、目視だけでの判断は困難です。

在留カードの詳しい見方や確認時の注意点については、以下の記事で詳細に解説していますので、ぜひご覧ください。

▶在留カードとは？雇用時に確認すべき点や偽造カードの見分け方・注意点を分かりやすく解説

出典：出入国在留管理庁『不法就労防止にご協力ください』（2025年7月現在）

在留カード等読取アプリケーションを活用する

出入国在留管理庁は、在留カードの偽造対策として「在留カード等読取アプリケーション」を無料で配布しています。

このアプリをスマートフォンやパソコンにインストールし、在留カードのICチップに保存されている情報を読み取ることで、券面に表示されている情報とICチップ内の情報が一致するかどうかを確認できます。これにより、偽造された在留カードを効果的に見抜くことが可能です。

このアプリはAppStoreやGooglePlayから入手できます。在留カードの真贋確認は目視では困難であるため、法務省はこのような専用ツールを活用することを推奨しています。

出典：出入国在留管理庁『在留カード等読取アプリケーションサポートページ』（2025年7月現在）

在留カード等失効情報を照会する

在留カードの有効性を確認するもう1つの方法として、出入国在留管理庁が提供する「在留カード等番号失効情報照会」があります。在留カードの番号と有効期間を入力することで、その在留カードが既に失効していないかどうかを確認できます。

在留カードが手元にあっても、有効期間が過ぎている場合や、何らかの理由で失効している可能性も考えられます。この照会サービスを活用することで、在留カードが現在も有効であるかを二重に確認し、より確実に不法就労のリスクを減らすことができます。在留カード番号はカード表面の右上に記載されており、有効期間はカード表面の最下部に記載されています。これらの情報を正確に入力して照会を行うことが重要です。

出典：出入国在留管理庁『在留カード等番号失効情報照会』（2025年7月現在）

入社前に必要な手続き

外国人を雇用する場合、採用する外国人の状況によっても必要な手続きが変わるため、事前に正確な情報を把握しておくことが重要です。ここでは、入社前に行うべき手続きについて解説します。

雇用契約書・労働条件通知書の作成

外国人労働者の雇用が決まったら、まず最初に企業は労働契約を締結します。労働契約の締結では、雇用契約書の作成が必要です。雇用契約書とは、労働者と雇用者がお互いに合意したということを証明する書類を指します。

雇用契約：労働者と雇用者がお互いに合意したということを証明する書類
書労働条件通知書：労働時間や賃金、その他の労働条件を明確に記載した書類

労働契約を締結するに当たり、雇用契約書ではなく労働条件通知書でも構いません。

雇用側の企業が雇用契約書を作成し、外国人労働者が内容を確認して記名捺印を行い、1部ずつ保管しましょう。外国人を雇用する場合、「在留資格を取得した際に雇用契約が成立する」という旨を書類に記載しておくのがポイントです。

特に外国人の場合、日本の労働法や企業文化に不慣れな可能性があります。そのため、誤解が生じないよう、契約内容は丁寧に説明し、必要であれば母国語での契約書も用意することが望ましいです。

また、外国人材が日本で就労するためには適切な在留資格が不可欠です。そのため、雇用契約書に「本契約は就労に必要な在留資格を取得することを条件とする」といった停止条件を明記することで、万が一在留資格が取得できなかった場合のトラブルを防ぐことができます。

出典：厚生労働省『外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針』（2025年7月現在）

出典：厚生労働省『労働条件通知書』（2024）

就労可能な在留資格の申請・更新（採用ルート別に解説）

外国人労働者が日本で働くには、在留資格（就労ビザ）が必要です。在留資格（就労ビザ）の申請方法は、新規申請と変更申請の2種類があります。

海外に住んでいる外国人を日本に呼び寄せる場合、新規申請（在留資格認定証明書交付申請）が必要です。交付された証明書を海外に住む本人へ送付し、本人は在外日本公館でビザを申請して日本に入国します。その後、就労ビザに対応する在留カードが交付される流れです。

在留資格（就労ビザ）の更新は、大きく次の2パターンに分けられます。

在留期間更新許可申請：勤務先や業務内容に変更がなく、在留期間のみを更新する場合に必要な手続き
在留資格変更許可申請：転職で勤務先や業務内容が変わる場合に必要な手続き

以下で詳しく解説していきます。

海外から外国人を採用する場合（海外から日本への転職）

海外に居住している外国人を日本に招き入れて採用する場合、まず企業側が日本の入国管理局に対し、「在留資格認定証明書交付申請」を行います。これは、採用する外国人が日本で行う予定の活動が、日本の在留資格の要件に適合していることを証明するものです。

審査には通常1〜3ヶ月程度の時間が必要です。認定証明書が交付されたら、企業はこの証明書を海外にいる本人へ送付し、本人がその認定証明書を持って現地の日本大使館または領事館でビザ（査証）の発給申請を行わなければなりません。ビザが発給されると、日本への入国が可能となり、日本の空港で上陸許可を得て在留カードが交付されます。

この一連の手続きは、採用から入社までにある程度の期間を要するため、計画的に進めることが重要です。また、在留資格認定証明書は発行から3ヶ月以内に日本に入国しないと失効してしまうため、注意が必要です。

出典：出入国在留管理庁『在留資格認定証明書交付申請』

出典：出入国在留管理庁『出入国審査・在留審査Q&A』

すでに日本国内で就労中の外国人を雇用する場合（国内での転職）

すでに日本国内の企業で就労している外国人を雇用する場合、その外国人が現在持っている在留資格が、転職後の業務内容に適しているかを確認しなければいけません。

在留資格は、認められた活動内容や職種に制限があるため、転職によって業務内容が変わる場合は、在留資格の変更が必要になることがあります。この場合、入社前に「在留資格変更許可申請」を行うのが一般的です。

在留期間更新許可申請の申請先は地方出入国在留管理官署で、2週間～1ヶ月で更新できます。申請書は、法務省の公式ホームページからダウンロードしましょう。

出典：出入国在留管理庁『在留期間更新許可申請』（2025年3月時点）

転職ではなく同じ職場で業務内容が変更する場合も、在留資格変更許可申請をしなければなりません。在留資格についての詳細は、こちらのページをご覧になって下さい。

▶就労ビザとは？全16種類の取得条件や申請方法、審査にかかる期間、雇用主の注意点を分かりやすく解説｜外国人・グローバル人材採用｜Connect Job

また、外国人が希望する場合や、企業側がその外国人が現在の在留資格で自社の業務に就労できることを確認したい場合は、「就労資格証明書」の交付申請を行うことも可能です。就労資格証明書は、その外国人が行うことができる就労活動を証明するもので、転職後のスムーズな手続きに役立ちます。申請は任意ですが、企業・本人の双方にとって、就労に関する誤解を防ぐために有効な手段です。

出典：出入国在留管理庁『在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン』

出典：出入国在留管理庁『就労資格証明書交付申請』

出典：出入国在留管理庁『在留期間更新許可申請』

日本の学校に留学中の外国人を採用する場合

日本の大学や専門学校に在学中の外国人留学生を卒業後に採用する場合、現在持っている「留学」の在留資格から、就労が可能な在留資格（「技術・人文知識・国際業務」など）へ変更しなければいけません。この場合、企業は内定を出した後、入社時期に合わせて外国人本人に必要な書類を準備してもらい、「在留資格変更許可申請」を入国管理局に行います。

在留資格変更許可申請は、就労ビザの取得と同じで新しい勤務先での業務内容や給与に関する審査があります。審査期間は地方出入国在留管理官署への申請後、2週間から1ヶ月程度です。

例年、申請は卒業見込みの年の12月頃から可能となり、4月入社に間に合わせるためには、早期に手続きを開始することが重要です。申請が遅れると、入社日までに新しい在留資格が取得できず、就労開始が遅れる可能性があります。留学生の専攻分野と企業での業務内容に関連性があるかどうかが、在留資格変更許可の重要な判断基準となります。

出典：出入国在留管理庁『「留学」から就労資格への変更手続の流れ～4月入社のモデルケース～』（2025年7月現在）

出典：e-GOV『出入国管理及び難民認定法第七条第一項第二号の基準を定める省令』（2025年7月現在）

入社後に必要な手続き

外国人を雇用する場合の手続きは、入社前だけでなく入社後にもいくつかの手続きが必要です。これらの手続きを適切に行うことは、法令遵守の観点からも非常に重要です。ここでは、外国人を雇用した後に行うべき手続きについて解説します。

外国人雇用状況届出書の作成

外国人雇用状況届出書とは、外国人の雇用や離職時に提出が義務付けられている書類のことです。事業所で働く外国人労働者の雇用状況を把握する目的で、2007年に定められました。在留資格の「外交」、「公用」及び特別永住者を除く、すべての外国人労働者が届出の対象になります。

出典：厚生労働省『外国人雇用状況の届出について』（2025年3月時点）

外国人労働者が雇用保険被保険者になる場合とならない場合で、以下のように提出する書類が異なります。

雇用保険被保険者になる場合は、雇用保険被保険者資格取得届を提出する
雇用保険被保険者にならない場合は、外国人雇用状況届出書を提出する

雇用保険に加入する場合は雇用保険被保険者資格取得届が外国人雇用状況の届出を兼ねるため、外国人雇用状況届出書を別途提出する必要はありません。

外国人雇用状況届出書の提出方法は、次の2つです。

外国人労働者が勤務する事業所の住所を管轄するハローワークに提出する
雇用保険被保険者の場合「e-Gov」から、雇用保険被保険者でない場合「外国人雇用状況届出システム」から電子申請する

労働者の雇い入れ日、または離職日の翌月末日までに外国人雇用状況届出書を提出しましょう。

外国人雇用状況届出書については、こちらの記事でさらに詳しく説明しています。ご活用ください。

▶外国人雇用状況届出書とは？提出方法、様式、記入例、出し忘れた場合の対処法を解説｜外国人・グローバル人材採用｜Connect Job

所属機関に関する届出

「技術・人文知識・国際業務」や「企業内転勤」、「高度専門職」などの就労系在留資格を持つ外国人が、雇用契約を結んでいる機関（会社）の名称や所在地に変更があった場合、またはその機関との契約が終了した（退職・転職）場合には、14日以内に出入国在留管理庁へ「所属機関に関する届出」を提出しなければいけません。

この届出は外国人本人またはその代理人が行いますが、企業側も外国人が適切に届出を行えるようサポートすることが望ましいです。この届出制度は、外国人の在留状況を正確に把握するために設けられており、届出を怠ると罰則の対象となる可能性や、今後の在留期間更新などに影響が出る場合があります。

特に転職の場合は、前の会社との契約終了と新しい会社との契約開始について、それぞれ届出が必要になるため注意が必要です。提出書類や手続きの詳細については、出入国在留管理庁のWebサイトで確認できます。

出典：出入国在留管理庁『所属（契約）機関に関する届出（高度専門職１号イ又はロ、高度専門職２号（イ又はロ）、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行、技能、特定技能）』（2025年7月現在）

雇用保険への加入手続き

外国人を雇用した場合、原則として日本人と同様に雇用保険への加入手続きが必要です。雇用保険の適用事業所で働く労働者は、国籍や在留資格に関わらず被保険者となります。ただし、昼間学生や、4ヶ月以内の短期雇用で季節的な業務に従事する場合などは、雇用保険の適用除外となることがあるので、要件の確認が必要です。

雇用保険の加入手続きは、管轄のハローワークで行います。

「雇用保険被保険者資格取得届」を提出する際、外国人の場合は、備考欄に氏名、国籍・地域、在留資格、在留期間、資格外活動許可の有無などの記載が必要です。この雇用保険手続きを行うことで、ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」を兼ねることも可能です。雇用保険手続きは、雇入れ日の翌月10日までに提出が必要です。

出典：厚生労働省『外国人雇用はルールを守って適正に』（2025年7月現在）

出典：厚生労働省『外国人雇用状況の届出について』（2025年7月現在）

社会保険への加入手続き

外国人を雇用した場合、労働時間や労働日数が要件を満たす場合は、日本人と同様に健康保険および厚生年金保険といった社会保険への加入手続きが必要です。

ただし、2ヶ月以内の期間を定めて雇用される場合や、所在地が一定しない事業所で働く場合などは、適用除外となることがあるので確認が必要です。社会保険の加入手続きは、事業所の所在地を管轄する年金事務所に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出することで行います。

出典：日本年金機構『社会保険制度加入のご案内』（2025年7月現在）

出典：国土交通省『社会保険の適用関係について』（2025年7月現在）

社会保険については、下記の記事で詳しく解説しています。

▶外国人労働者は社会保険加入が必要？厚生年金や健康保険は？雇用の際の手続きや注意点を解説｜外国人・グローバル人材採用｜Connect Job

ハローワークへの届出

外国人を雇用した場合、雇用対策法に基づき、事業主はハローワークへ「外国人雇用状況の届出」を行う義務があります。この届出は、特別永住者や在留資格が「外交」、「公用」の外国人を除いたすべての外国人が対象です。

雇用保険の被保険者となる外国人の場合は、前述の雇用保険の加入手続き（雇用保険被保険者資格取得届の提出）をもって、この届出に代えることができます。

一方、雇用保険の被保険者とならない外国人の場合は、別途「雇入れ・離職に係る外国人雇用状況通知書」を作成し、事業所の所在地を管轄するハローワークへ提出しなければなりません。この届出は、雇入れまたは離職があった日の翌月の10日までに行う必要があります。

届出を怠った場合や虚偽の届出を行った場合は、罰則が科される可能性があるため、忘れずに手続きを行うことが重要です。提出書類には、外国人の氏名、在留資格、在留期間などが含まれます。

出典：厚生労働省『外国人雇用状況の届出について』（2025年7月現在）

外国人の雇用時の注意点

外国人を雇用する場合、日本人の雇用とは異なるいくつかの注意点が存在します。これらの注意点を理解し、適切に対応することは、法令遵守だけでなく、外国人労働者が安心して能力を発揮できる環境を整備するためにも重要です。ここでは、特に注意すべき点について解説します。

入社や入国の準備・サポートの提供

外国人が日本で安心してキャリアを築けるよう、受け入れ企業は適切な支援を提供することが非常に重要です。Connect Jobが日本で働く外国人に対して独自に行ったアンケートでは、回答者の約半数が在留資格の申請、入社前の社内文化や業務に関する事前説明、口座開設や住居探しなどのサポートが欲しかったと回答しています。外国人ならではの支援のニーズが明らかになっています。

アンケート結果については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

▶外国人が「日本に来る理由」「日本で働く理由」ランキング！独自アンケートの調査結果

採用から入国、入社後に至るまで必要な支援を充足させることは、外国人社員の日本における長期的な活躍にも繋がります。Connect Jobでは在留資格申請や住居探しなど入社・入国前のサポート、入国後の住民登録、銀行口座開設、入社後の定期面談などの定着支援までを行っております。お気軽にお問い合わせください。

在留資格で認められた範囲内の業務か確認

外国人が日本で行うことができる活動は、その有する在留資格によって定められています。就労可能な在留資格であっても、どのような業務に就けるかには制限があります。

例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格は、専門的な知識や技術、国際的な感性を必要とする業務が対象であり、単純労働に従事させることは原則として認められていません。もし、在留資格で認められていない範囲の業務に従事させた場合、その外国人は資格外活動を行ったことになり、企業側も不法就労助長罪に問われ、重い罰則が科される可能性があります。

外国人を採用する際には、その外国人の持つ在留資格が、自社で任せたいと考えている業務内容に適しているかを十分に確認し、在留資格の範囲内で業務を行うように徹底することが重要です。外国人本人も日本の在留資格制度に不慣れな場合があるため、企業側が責任を持って管理・指導を行う必要があります。

出典：出入国在留管理庁『在留資格一覧表』（2025年7月現在）

出典：出入国在留管理庁『在留資格「技術・人文知識・国際業務」』（2025年7月現在）