【2025年最新】特定技能の定期報告！必要書類・提出先・提出方法と5つの注意点を解説
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- 7月22日
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更新日：8月13日
2025年4月から特定技能制度のルールが変わり、これまで四半期ごとだった「定期報告」の提出が年1回に変更されました。しかし、このルールの変更によって戸惑いや不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、特定技能の定期報告について、提出が必要な書類リストから具体的な書き方、提出先の確認方法、便利なオンラインでの提出手順などをまとめました。
万が一の罰則や注意点に至るまで、分かりやすく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
特定技能制度における定期報告について
特定技能の定期報告（定期届出）とは、特定技能外国人を受け入れる企業（特定技能所属機関）が、年に1度、雇用する外国人の受入れ・活動状況、報酬の支払い状況、支援の実施状況などを出入国在留管理庁（入管）へ報告する手続きのことを指します。
特定技能の定期報告は、特定技能外国人が雇用契約に沿った適正な処遇を受け、日本で安定した就労・生活ができているかを入管が確認するために行われます。
また、特定技能の定期報告は、受け入れ企業の法律上の義務であり、外国人本人ではなく、企業側が責任を持って行わなければなりません。もしこの報告を怠ったり、内容を偽ったりした場合は、罰則が科されるだけでなく今後、外国人材の受け入れができなくなる可能性もあります。
なお、特定技能に関する届出には、この年に一度の「定期届出」の他に、雇用契約の変更や退職時など、特定の事由が発生した都度14日以内に提出が必要な「随時届出」があります。両者は異なる手続きですので、混同しないよう注意が必要です。
出典：出入国在留管理庁『特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）』（2025年7月現在）
定期報告の提出期間と期限（2025年4月1日から変更）
特定技能の定期報告に関するルールは、法改正によって変更されています。以前は四半期ごと（3ヶ月に1回）の提出が義務付けられていましたが、企業の負担軽減などを目的に、2025年4月1日から年に1回の提出に変更されました。
この変更に伴い、提出期間も大きく変わっています。Webサイトによっては古い情報のままになっているケースも見受けられるため、必ず最新の情報を確認しましょう
【最新】定期報告の提出期間
対象期間 | 提出期間 |
前年の4月1日～その年の3月31日 | その年の4月1日～5月31日 |
この法改正により、直近の提出スケジュールは以下のようになります。
次回の定期届出は、2025年4月1日から2026年3月31日までの状況について、2026年（令和8年）4月1日から5月31日までの間に提出が必要です。
出典：出入国在留管理庁『特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）』（2025年7月現在）
つまり、2025年中は、原則として定期報告の提出義務は発生しません。ただし、これはあくまで法改正後のルールです。もし「2025年1月から3月までを対象期間とした（法改正前の）定期届出が済んでいない」という場合は、速やかに管轄の地方出入国在留管理局へ提出する必要があります。
また、定期報告が年に一度になったとはいえ、報告対象となる期間は1年間と長くなります。日々の記録を怠っていると、提出期間直前になって慌てることになりかねません。後述する賃金台帳や支援の記録などは、常日頃から整理・保管しておくことが、スムーズな定期報告への鍵となります。
提出期限を過ぎた場合の対応
万が一、定められた提出期間である5月31日を過ぎてしまった場合の対応は、「速やかに提出」しましょう。その際、なぜ提出が遅れてしまったのかを説明する「遅延理由書」を必ず添付してください。
遅延理由書に決まった書式はありませんが、以下の内容を簡潔に記載しましょう。
届出が遅れた具体的な理由（例：「担当者の退職に伴う引き継ぎ漏れ」「法改正内容の誤認」など）
遅延に対する謝罪
再発防止に向けた具体的な対策
提出期限を過ぎてしまった場合は、入管へ正直に状況を説明し、誠実に対応する姿勢を示すことが重要です。届出を放置することは、最も避けるべき選択肢です。期限を過ぎてしまった場合でも、必ず提出を行いましょう。
出典：出入国在留管理庁『特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）p8』（2025年6月更新版）
定期報告を怠った際の罰則
特定技能所属機関による届出は、法律で定められた義務です。そのため、正当な理由なく定期報告を怠った場合や、意図的に事実と異なる内容を記載した虚偽の届出を行った場合には、特定技能雇用契約の締結が一定期間できなくなる場合があります。（「特定技能雇用契約及び1号特定技能外国人支援計画9の基準等を定める省令」第2条第4号リ）
また、それだけでなく、罰金刑や過料（出入国管理及び難民認定法第71条の4第1号又は同法第77条の2）に問われかねません。
具体的には、以下のような罰則が想定されます。
罰金または過料届出をしなかったり、虚偽の届出をしたりした場合、30万円以下の罰金に処せられる可能性がある。また、場合によっては10万円以下の過料が科されることも。
特定技能外国人の受け入れ停止届出義務違反は、特定技能外国人の受け入れ基準を満たしていないと判断される要因の1つ。悪質と判断された場合、改善命令が出されたり、最悪の場合は今後5年間、新たな特定技能外国人の受け入れができなくなる可能性がある。
登録支援機関の登録取り消し: 支援業務を委託している登録支援機関が、届出義務の不履行に関与していた場合、その登録支援機関の登録が取り消されることがある。
これらの罰則は、企業の信頼性を大きく損なうだけでなく、事業計画にも深刻な影響を及ぼします。現在雇用している特定技能外国人や、これから受け入れようとしている人材、そして取引先からの信頼を失うことにも繋がりかねません。「知らなかった」「忘れていた」では済まされない、重大な義務であることを改めて認識し、確実な履行を心がけましょう。
出典：出入国在留管理庁『特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）』（2025年6月更新版）
出典：e-Gov 法令検索『出入国管理及び難民認定法』（2025年7月現在）
出典：e-Gov 法令検索『特定技能雇用契約及び一号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令』（2025年7月現在）
定期報告に必要な書類
定期報告の際に提出する必要がある書類は、「支援業務を登録支援機関に全て委託しているか」あるいは「自社で支援を行っているか」によって異なります。自社の状況に合わせて、どちらのケースに該当するかを確認し、必要な書類を準備してください。
ここからは、それぞれのケースについて、具体的に必要な書類を詳しく解説していきます。
登録支援機関に支援を委託しているケース
特定技能外国人への支援業務の全てを、国から認可を受けた「登録支援機関」に委託している場合は、受け入れ企業と登録支援機関がそれぞれ書類を準備し、連名で提出することになります。
多くの場合、登録支援機関が書類の取りまとめを主導してくれますが、受け入れ企業側でしか準備できない書類も当然あります。自社の役割を正しく理解し、スムーズに書類を提供できるよう協力体制を築くことが大切です。
なお、外国人・グローバル人材採用の「Connect Job」を運営するフォースバレー・コンシェルジュ株式会社は、登録支援機関としての届出を行っている（登録番号：19登-000328）ため、採用だけでなく登録支援業務のサポートも可能です。
外国人材を初めて受け入れて、登録支援業務のサポートを必要とされている企業様は、「Connect Job」までお気軽にご相談ください。
また、「登録支援機関」について詳しくは、以下の記事もご覧ください。
受け入れ企業（特定技能所属機関）が準備する書類
登録支援機関に支援を委託している場合でも、以下の書類は受け入れ企業が責任を持って準備する必要があります。
1.受入れ・活動状況に係る届出書（参考様式第3－6号）
「受入れ・活動状況に係る届出書」は、定期報告全体の「表紙」にあたる書類です。出入国在留管理庁のホームページから最新の様式をダウンロードできます。
この書類には、特定技能所属機関（自社）の名称や住所、作成責任者の氏名などを記入します。登録支援機関に支援を委託している場合は、登録支援機関の名称や登録番号、作成責任者の氏名などを記入する欄もあり、ここに登録支援機関が必要事項を記入し、両者の連名で提出する形となります。
2.特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号別紙）
この書類は、報告対象期間（前年4月1日～翌年3月31日）に在籍していた全ての特定技能外国人の情報を一覧で報告するためのものです。対象期間の途中で入社した人や、既に退職した人も含めて、在籍歴のある全員について記載する必要があるため注意しましょう。
主な記載項目は以下の通りです。
氏名
国籍・地域
在留カード番号
雇用契約開始日・終了日
報酬の支払状況（月ごとの総支給額）
社会保険の加入状況
1年分の情報を正確に記載する必要があるため、日頃から従業員情報や給与データを整理しておくことが重要です。
3.賃金台帳の写し（特定技能外国人のもの／比較対象の日本人のもの）
定期報告において、最も重要な確認項目の一つが「特定技能外国人が、同等の業務に従事する日本人と同等額以上の報酬を得ているか」という点です。これを証明するために、以下の2種類の賃金台帳の写しを提出しなければなりません。
①特定技能外国人の賃金台帳の写し
報告対象期間に在籍していた特定技能外国人全員分の、対象期間中の賃金台帳の写しが必要。
②比較対象となる日本人の賃金台帳の写し 特定技能外国人と「同等の業務」に従事し、「経験や責任の程度が同程度」である日本人従業員の賃金台帳の写しが必要。もし、該当する日本人従業員がいない場合は、特定技能外国人が退職した場合に、そのポジションに就くであろう日本人従業員の賃金を想定した「報酬規定」などを提出する。
この「比較対象の日本人」の選定はとても大切です。役職や勤続年数があまりに違う従業員を選んでしまうと、報酬額に大きな差が生まれ、「不当に低い賃金で雇用している」と疑われかねません。誰を比較対象とすべきか迷った場合は、事前に登録支援機関や専門家へ相談することをおすすめします。
4.報酬支払証明書（参考様式第5-7号）
特定技能制度では、給与の未払いや不当な天引きを防ぐ観点から、本人名義の預金口座への振込が原則とされています。この原則に従わず、やむを得ず現金で手渡しするなど、口座振込以外の方法で給与を支払った場合には、「報酬支払証明書（参考様式第5-7号）」の提出が必要です。
この書類は、外国人本人が確かに報酬を受け取ったことを証明するためのもので、本人の署名が求められます。可能な限りトラブルを避けるためにも、給与支払いは口座振込を徹底することが望ましいでしょう。
登録支援機関が準備する書類
支援業務を委託された登録支援機関は、主に「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」を作成します。（令和７年以降は年に一度）
この書類には、対象期間中に実施した支援内容について、詳細に記録します。例えば、以下のような項目が含まれます。
定期的な面談の実施状況誰が、いつ、どのような内容の面談を行ったか。面談で特定技能外国人からどのような相談があり、どう対応したか。
相談・苦情への対応記録業務や生活に関する相談・苦情の内容と、それに対する対応の詳細。
支援担当者の情報
これらの書類は登録支援機関が作成します。受け入れ企業は、登録支援機関から書類を受け取り次第、自社で準備した書類と合算して管轄の入管へ提出してください。提出までの段取りについては、日頃から登録支援機関と密に連携を取っておくと良いでしょう。
自社で支援を行うケース
受け入れ企業が、登録支援機関に委託せず、自社で特定技能外国人への支援を全て行う（自社支援）場合、定期報告で提出する書類の種類は多くなります。
この場合、上記の「登録支援機関に支援を委託しているケース」では、受け入れ企業と登録支援機関がそれぞれ準備する書類の全てを、自社で作成する必要があります。
具体的に、自社支援の場合に準備する主な書類は以下の通りです。
受入れ・活動状況に係る届出書
特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号別紙）
賃金台帳の写し（特定技能外国人のもの／比較対象の日本人のもの）
報酬支払証明書（参考様式第5-7号）※該当する場合のみ
相談記録書
定期面談や日常的な相談対応の記録です。いつ、誰から、どのような相談があり、どのように対応したかを記録した書類を添付する必要があります。書式は任意ですが、相談内容や対応の経緯が客観的に分かるように作成することが重要です。
自社支援は、外部コストを抑えられるメリットがある一方、支援計画の策定から実行、そして定期報告に至るまで、全て自社の責任で行う必要があります。特に、支援の記録を客観的かつ詳細に残しておくことが、適正な支援が行われていることを証明する上で不可欠です。書類作成の負担は大きくなりますが、一つひとつ着実に準備を進めましょう。
初めて特定技能外国人を採用する流れや注意点については、以下の記事もご覧ください。
出典：出入国在留管理庁『特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）』（2025年7月現在）
定期報告の提出先と提出方法
準備した定期報告の書類は、定められた場所に、決められた方法で提出しなければいけません。ここでは、どこに、どのように提出すれば良いのかを解説します。
①定期報告の提出先
定期報告の提出先は、特定技能所属機関（受け入れ企業）の住所を管轄する地方出入国在留管理局・支局です。
ここで非常に重要な注意点があります。法人の場合、提出先の管轄は、実際に特定技能外国人が働いている事業所や支店の所在地ではなく、登記上の本店所在地で決まります。
例えば、東京に本店があり、大阪の工場で特定技能外国人を受け入れている場合、提出先は大阪出入国在留管理局ではなく、東京出入国在留管理局となります。
管轄を間違えて提出すると、受理されずに返送されてしまい、提出期限に間に合わなくなる恐れがあります。自社の本店所在地を管轄する入管がどこなのか、必ず事前に確認してください。
②定期報告の提出方法
提出方法には、大きく分けて以下の3つがあります。
窓口へ持参管轄の地方出入国在留管理局・支局の窓口へ直接書類を持参する方法。書類に不備がないかその場で確認してもらえる可能性がある一方、窓口の受付時間は平日の日中に限られる。
郵送管轄の地方出入国在留管理局・支局へ郵送する方法。郵送で提出する場合、封筒の表面に「特定技能届出書在中」と朱書きすることが推奨。また、提出期限は「消印有効」ではなく「必着」。 簡易書留やレターパックなど、追跡記録が残る方法で送ると安心。
オンライン（電子届出）「出入国在留管理庁電子届出システム」を利用して、インターネット経由で提出する方法。24時間いつでも提出可能で、移動や郵送のコストもかからない。
出典：出入国在留管理庁『特定技能制度の届出について説明した広報・周知用リーフレット（PDF）』（2025年4月更新版）
③オンラインでの提出について
近年、政府は行政手続きのデジタル化を推進しており、特定技能に関する届出もオンラインでの提出が推奨されています。
定期報告のオンライン提出には、以下のようなメリットがあります。
時間と場所を選ばない
コスト削減
提出状況の確認が容易
ペーパーレス化
オンライン提出のための事前準備
非常に便利なオンライン提出ですが、利用するためには事前の利用者情報登録が必要になります。
この登録手続きには、数日から1週間程度の時間がかかる場合があるため、定期報告の提出期間が始まってから慌てて申請するのではなく、あらかじめ余裕をもって済ませておくことが重要です。
【オンライン提出までの大まかな流れ】
ポータルサイトへアクセスまずは、「出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト」にアクセス。
利用申出の手続きポータルサイトの案内に従い、「利用者情報登録」の申出を行います。申出書をダウンロードし、必要事項を記入。
申出書の提出記入した申出書を、管轄の地方出入国在留管理局・支局の窓口に持参するか、郵送で提出。
IDとパスワードの受領申出が受理されると、システムにログインするためのIDと初期パスワードが発行・通知される。
利用開始受け取ったIDとパスワードでシステムにログインし、届出の提出が可能になる。
一度登録を済ませておけば、次回の定期報告や、随時届出の際にもスムーズに利用できます。特に複数の特定技能外国人を受け入れている企業にとっては、業務効率化の観点からオンライン提出の準備を進めておくと良いでしょう。
出典：出入国在留管理庁『特定技能制度の届出について説明した広報・周知用リーフレット（PDF）』（2025年4月更新版）
出典：出入国在留管理庁『特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）』（2025年6月更新版）
定期報告に関する5つの注意点
最後に、定期報告を行う上で見落としがちな注意点を5つ紹介します。スムーズかつ正確な届出のために、ぜひ参考にしてください。
定期報告の対象期間を正確に把握する
報告の対象となるのは、「前年4月1日からその年の3月31日まで」の1年間です。この期間中に、たとえ1日でも在籍していた特定技能外国人は、全員報告の対象となります。期間の途中で雇用を開始した人や、既に退職してしまった人も漏れなく記載する必要があります。
比較対象の日本人の選定は慎重に行う
賃金台帳を提出する際の「比較対象の日本人」は慎重に選ぶ必要があります。「同種の業務に従事」し、「同程度の経験・責任を有する」従業員が基本です。例えば、特定技能外国人が製造ラインの一般作業員である場合、比較対象は同じラインで働く日本人の一般作業員とすべきであり、勤続20年の工場長などを選ぶのは不適切です。適切な比較対象者がいない場合は、その理由と、報酬額が妥当であることを説明できる資料（賃金規程など）を準備しましょう。
随時届出との混同を避ける
本記事で解説した「定期報告」は年に1回の手続きですが、これとは別に「随時届出」という手続きが存在します。随時届出は、雇用契約の内容が変わった、支援計画を変更した、外国人が自己都合で退職した、といった特定の事由が発生してから14日以内に提出が必要です。
特定技能外国人に関する報告の全てが「年に1回の報告でまとめて出せば良い」というわけではありません。「定期報告」と「随時届出」の違いを正確に理解し、事由が発生した際は速やかに随時届出を行いましょう。
出典：出入国在留管理庁『特定技能制度の届出について説明した広報・周知用リーフレット（PDF）』（2025年4月更新版）
書類の控えは必ず保管する
提出した書類一式のコピーは、必ず自社で保管しておくべきです。後日、入管から内容について問い合わせがあった場合や、次回の定期報告を作成する際の参考資料として役立ちます。また、適正に届出義務を果たしていることの証明にもなります。オンライン提出の場合も、提出したデータの控えをダウンロードして保存しておきましょう。
専門家の活用も検討する
自社支援の場合や、初めて特定技能外国人を受け入れる場合など、手続きに不安を感じる際は、行政書士や登録支援機関といった専門家に相談するのも有効な手段です。書類作成の代行や、法令に関するアドバイスを受けることで、担当者の負担を軽減し、不備のない正確な届出を実現できます。
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まとめ：特定技能の定期報告は受け入れ企業の義務
特定技能の定期報告は、単なる事務作業ではありません。これは、受け入れ企業が外国人材を尊重し、法令を遵守して適正な雇用環境を提供していることを公に示す、企業の社会的責任を果たすための重要なプロセスです。
特定技能の定期報告を行うことが、特定技能外国人との信頼関係を深め、彼らが安心して日本で働き、生活していくための基盤となります。そして、外国人労働者が安心して働ける環境の構築こそが、ひいては日本企業の持続的な発展と、国際社会との共生に繋がっていくでしょう。
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