外国人採用時は必見！留学ビザから就労ビザへの変更方法と手続き
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- 7月29日
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更新日：10月15日
外国人留学生の採用が決定した企業の人事・採用担当者にとって、避けては通れないのが「ビザ」の問題です。特に、外国人留学生が持つ「留学」の在留資格から、日本で働くための「就労」ビザへの切り替え手続きは、採用プロセスにおいて重要なステップとなります。
切り替え手続きは「在留資格変更許可申請」と呼ばれ、適切な知識と準備がなければ、内定が決まっても日本で就労できないという事態にもなりかねません。
この記事では、留学ビザから就労ビザへの変更手続きの流れから必要書類、審査のポイントまで、採用担当者が知っておくべき情報を解説していきます。
目次
留学ビザから就労ビザへの切り替えについて
一般的に「留学ビザ」「就労ビザ」と呼ばれていますが、正式には在留資格といいます。それぞれの在留資格がどのような活動を許可するものか、まずは基本を押さえておきましょう。
留学ビザとは
「留学ビザ」とは、正式には在留資格「留学」を指します。日本の大学、専門学校、日本語教育機関などで教育を受けるために付与される在留資格です。
就労ビザとは
「就労ビザ」は、日本で働くことを目的とする在留資格の総称です。留学生からの切り替えで最も一般的なのは、大学や専門学校での専攻内容を活かした業務に従事するための「技術・人文知識・国際業務」です。その他にも「特定技能」や「教授」など、職務内容に応じたさまざまな種類があります。
就労ビザの詳細は、以下の記事をご覧ください。
また、外国人留学生が切り替えるビザとしてメジャーな「技術・人文知識・国際業務」の代表的な職種については、こちらで詳しく紹介しています。
留学ビザから就労ビザへの切り替え＝在留資格変更許可申請
「留学ビザから就労ビザへの切り替え」とは、在留資格「留学」から、「技術・人文知識・国際業務」などの就労可能な在留資格へ変更するための「在留資格変更許可申請」のことを指します。
在留資格変更許可申請は、日本に在留する外国人が、現在の在留資格で認められている活動内容を変更して、別の在留資格に該当する活動を行おうとする場合に必要な手続きです。
留学生は、在留資格「留学」のままでは、原則として日本でフルタイムで働くことはできません（資格外活動許可の範囲内でのアルバイトは除く）。そのため、卒業後に日本の企業で正社員などとして働くためには申請を行い、就労可能な在留資格を取得する必要があります。
在留資格変更許可申請は、外国人留学生本人と採用企業（受け入れ企業）が協力して準備を進めることが成功の鍵となります。
在留資格についてより詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
出典：出入国在留管理庁『留学生の就労に係る主なフロー』（2025年7月現在）
留学ビザから就労ビザへの変更手続きの流れ
ここでは、一般的な4月入社のケースをモデルに、「在留資格変更許可申請」手続きの全体像を解説していきます。
在留資格変更許可申請の準備と提出時期
多くの留学生は、卒業を待たずに就職活動を行い、在学中に内定を得ます。在留資格変更許可申請は、この内定が出た後、卒業前から申請を開始することが可能です。
出入国在留管理庁が示すモデルケースでは、以下のようなスケジュールが一般的です。
時期 | アクション |
～12月頃 | 就職活動、企業から内定（内々定）を得る |
12月～翌3月頃 | 在留資格変更許可申請の書類準備、申請 |
3月 | 大学・専門学校などを卒業 |
3月末～4月 | 審査結果の通知、新しい在留カードの受領 |
4月～ | 入社、就労開始 |
申請の受付は、卒業の約3ヶ月前、つまり12月頃から始まるのが通例です。多くの企業が4月入社であるため、1月から3月にかけては出入国在留管理庁の窓口が混雑します。審査には通常1〜3ヶ月程度の時間がかかるため、卒業と入社のタイミングを考慮し、年明けのできるだけ早い段階で申請を済ませておきましょう。
在留資格変更許可申請の申請先
在留資格変更許可申請は、申請人である留学生の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署（出入国在留管理局、支局、出張所）で行います。企業の所在地を管轄する入管ではない点に注意が必要です。
例えば、東京都に住んでいる留学生は、品川にある東京出入国在留管理局に申請します。
内定後の手続き
内定が決まってから入社までの手続きを、時系列で見ていきましょう。
ステップ | 内容 |
1.内定通知と雇用契約の締結 |
|
2.必要書類の準備 |
|
3.在留資格変更許可申請書の作成・提出 |
|
4.審査 |
|
5.結果の通知と新しい在留カードの受領 |
※オンライン申請の場合は5,500円。（収入印紙で納付） ※2025年3月31日までに受付した申請については、当該申請に係る許可が4月1日以降となっても、改定前の手数料（4,000円）による納付。 |
卒業を控えている場合の申請
前述の通り、在留資格変更許可申請は卒業前から行うことができます。その際、まだ卒業証明書が発行されていないため、「卒業見込み証明書」を提出して申請を行います。
ただし、これはあくまで申請を受理してもらうための措置です。最終的に許可を受ける際には、正式な「卒業証明書」の提出が必須です。
通常は、審査の最終段階で入管から卒業証明書の提出を求める連絡（追加資料提出通知）が来るか、あるいは許可の通知ハガキに「卒業証明書を持参してください」といった記載があります。卒業式が終わったら、速やかに卒業証明書を取得し、提出の準備をしておきましょう。
在留資格変更許可申請が可能な人
留学から就労への在留資格変更が認められるのは、原則として日本の教育機関を卒業・修了した（または見込みの）人です。具体的には、出入国在留管理庁の資料によると、以下の教育機関が対象となります。
大学（短期大学、大学院を含む）
専門学校（専修学校専門課程）
日本語教育機関
ただし、取得できる就労資格の種類は、卒業した教育機関によって以下のように異なる場合があります。
卒業した教育機関 | 主な変更先の在留資格 |
大学（短期大学、大学院を含む） | 学術的な知識を活かす在留資格「技術・人文知識・国際業務」への変更が一般的 |
専門学校 | 専門課程で修得した知識・技術と職務内容の関連性が認められ、専門士の称号があれば在留資格「技術・人文知識・国際業務」への変更が可能 |
日本語教育機関 | ・原則として在留資格「技術・人文知識・国際業務」への変更は不可。在留資格「特定技能」への変更は可能 |
出典：出入国在留管理庁『「留学」から就労資格への変更手続の流れ』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『留学生の就労に係る主なフロー』（2025年7月現在）
留学ビザから就労ビザへの変更手続きに必要な書類
在留資格変更許可申請では、多くの書類が必要です。不備があると審査が長引いたり、最悪の場合不許可となったりする可能性もあるため、慎重に準備を進めましょう。
ここでは、「申請者（留学生）本人」と「採用企業」がそれぞれ用意する主な書類をリストアップしてご紹介します。
申請者が用意する書類
留学生本人が準備する基本的な書類は、以下の通りです。
書類名 | 備考 |
在留資格変更許可申請書 |
|
証明写真 |
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パスポートおよび在留カード |
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履歴書 |
|
卒業証明書または卒業見込み証明書 |
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成績証明書 |
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専門士の称号を証明する書類 |
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日本語能力を証明する書類 |
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企業が用意する書類
採用企業が準備する書類は、企業の規模（カテゴリー）によって異なります。出入国在留管理庁は、企業を以下の4つのカテゴリーに分類しており、カテゴリーが小さい（規模が大きい）ほど提出書類が簡素化されます。
カテゴリー1：日本の証券取引所に上場している企業、保険業を営む相互会社など
カテゴリー2：前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
カテゴリー3：前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体・個人（カテゴリー2を除く）
カテゴリー4：上記のいずれにも該当しない団体・個人（新設法人など）
ここでは、多くの企業が該当するカテゴリー3・4を想定した主な必要書類をご紹介します。
書類名 | 備考（カテゴリー3・4共通） |
雇用契約書の写し（または労働条件通知書） |
などを明確に記載したもの |
会社の登記事項証明書 | 発行から3ヶ月以内のもの |
事業内容を明らかにする資料 | 会社のパンフレット、Webサイトの写しなど |
直近年度の決算報告書（損益計算書・貸借対照表）の写し | 新設法人で未提出の場合は、事業計画書を提出 |
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表 | 税務署の受付印があるもの ない場合は、提出方法を説明する文書が必要 |
雇用理由書（採用理由書） |
を具体的に説明 |
カテゴリー4（新設法人など）の場合、上記に加えて以下の書類が必要になることがあります。
事務所の賃貸借契約書の写し
事業計画書
給与支払事務所等の開設届出書の写しなど
これらの書類は、申請する在留資格や個別の状況によって変動します。申請前には必ず出入国在留管理庁のWebサイトで最新の情報を確認するか、専門家である行政書士に相談することをお勧めします。
出典：出入国在留管理庁『「留学」から就労資格への変更手続の流れ』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『在留資格「技術・人文知識・国際業務」』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）』（2022年4月更新版）
留学ビザから就労ビザへの変更手続きの審査
書類を提出すれば、必ず許可が下りるわけではありません。出入国在留管理庁は、提出された書類に基づき、厳格な審査を行います。ここでは、審査で重視されるポイントや期間について解説します。
在留資格変更に関する審査のポイント
審査では、以下でご紹介する「在留資格該当性・上陸許可基準適合性」と「在留状況（素行）」が総合的に考慮されます。
在留資格該当性・上陸許可基準適合性
審査のポイント | 内容 |
学歴と職務内容の関連性 | 大学の専攻や専門学校で学んだ専門分野と、就職先で担当する職務内容に密接な関連があるかどうかが厳しく審査される |
業務の専門性 |
|
報酬額の妥当性 | 雇用契約で定められた報酬が、同じ業務に従事する日本人と同等額以上である必要あり |
企業の安定性・継続性 | 採用する企業に、留学生を継続して雇用し、安定的に給与を支払うだけの経営基盤があるかが審査対象。 |
これまでの在留状況（素行）
審査項目 | 確認内容 |
資格外活動許可の遵守 | 留学生時代のアルバイトが、法律で定められた時間（原則週28時間以内、長期休暇中は週40時間以内）を大幅に超えていないか。 |
法令遵守 | 交通違反や犯罪歴がないか。 |
学業への専念 | 出席率が著しく低いなど、学業をおろそかにしていたと判断されると、マイナスの評価を受ける場合あり。 |
これらの要素を総合的に考慮し、「在留を認めるに足りる相当の理由があるか否か」が判断されます。
審査にかかる期間
審査期間は、申請の時期や個別のケースによって異なりますが、1ヶ月～2ヶ月程度が標準的です。
しかし、12月～3月の繁忙期は申請が集中するため、最大3か月以上の時間がかかる可能性があります。また、書類に不備があったり、審査官が疑義を持って追加の資料提出を求めたりした場合は、さらに期間が延びることもあります。
4月の入社日に間に合わせるためには、余裕を持ったスケジュールで申請することが不可欠です。
審査結果の通知
審査が終わると、申請時に提出した返信用封筒（またはハガキ）で結果が通知されます。
許可の場合
「下記の通知書（または在留カード）を交付します」といった内容のハガキが届きます。記載された持ち物（パスポート、在留カード、申請受付票、手数料の収入印紙など）を持参し、入管窓口で新しい在留カードを受け取ります。
不許可の場合
「出頭してください」という内容の通知が届きます。入管に出頭すると、不許可である旨と、その理由を口頭で説明されます。
不許可となるケース
申請が不許可となるケースも少なくありません。主な原因は、以下のようなものが挙げられます。
不許可の主な理由 | 具体的な内容 |
学歴と職務内容の関連性不足 | 大学での専攻と仕事内容が全く異なり、その合理的な説明ができない場合 |
業務内容の専門性不足 | 職務内容が、通訳・翻訳業務がメインでないにもかかわらず、店舗での接客や販売、工場でのライン作業など、単純労働と判断された場合 |
報酬額が低い | 同じ職務内容の日本人社員と比較して、報酬が著しく低い場合 |
企業の経営状態の不安 | 決算が赤字続きであったり、債務超過であったりするなど、安定した雇用が見込めないと判断された場合 |
在留状況の不良 | 留学中のアルバイトの時間が大幅に超過していた（資格外活動違反）、出席率が極端に悪いなど |
書類の不備・虚偽 | 提出書類に矛盾があったり、虚偽の記載が発覚したりした場合 |
もし不許可になってしまった場合は、入管で不許可の理由を正確にヒアリングすることが重要です。理由によっては、問題点を改善して再申請したり、「特定活動（継続就職活動）」ビザに切り替えて就職活動を続けたりする道が残されています。
出典：出入国在留管理庁『「留学」から就労資格への変更手続の流れ』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『在留資格「技術・人文知識・国際業務」』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Ｑ＆Ａ）』（2022年4月更新版）
留学ビザから特定技能への在留資格変更について
「技術・人文知識・国際業務」への変更が難しい場合でも、「特定技能」という在留資格であれば就労の道が開ける可能性があります。出入国在留管理庁の資料でも、留学生からの変更ルートが示されています。
「特定技能」は、人手不足が深刻な特定の産業分野（16分野）において、一定の専門性・技能を持つ外国人材を受け入れるために創設された在留資格です。
留学ビザから在留資格「特定技能」への変更要件
留学生が「特定技能」へ変更するためには、以下の要件を満たす必要があります。
要件 | 詳細 |
年齢 | 18歳以上であること |
技能水準 | 就労を希望する特定産業分野の技能試験に合格すること ※介護分野など、関連する専門学校等を卒業した場合は試験が免除されるケースもあり |
日本語能力水準 | 「国際交流基金日本語基礎テスト（JFT-Basic）」または「日本語能力試験（JLPT）のN4以上」に合格すること |
在留資格「特定技能」は、一般的な就労ビザと異なり、学歴と職務内容の関連性は問われません。そのため、大学等での専攻に関わらず、試験に合格すれば特定技能ビザを取得できる可能性があります。
在留資格「特定技能」への変更に必要な書類
在留資格「特定技能」への変更を希望する場合、基本的な変更申請書類に加えて、以下の書類が必要となります。
特定技能外国人の報酬に関する説明書
特定技能雇用契約書の写し
雇用条件書の写し
1号特定技能外国人支援計画書の写し
技能試験の合格を証明する資料
日本語能力を証明する資料（留学生は免除）
なお、在留資格「特定技能」についてさらに詳しくは、以下の記事をご覧ください。
出典：出入国在留管理庁『留学生の就労に係る主なフロー』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『在留資格「特定技能」』（2025年7月現在）
在留資格変更の際の注意点
ここからは、留学生の在留資格変更手続きを行う上で、企業担当者が特に注意すべき2つのポイントを解説していきます。
職務内容とビザの一致
審査で最も重視される「学歴と職務内容の関連性」を満たすためには、採用計画の段階からこの点を意識することが重要です。
面接での確認
面接の段階で、学生の専攻分野や研究内容を詳しくヒアリングし、自社で任せる予定の業務とどのように結びつくかを具体的に確認しましょう。
雇用理由書の作成
なぜその学生でなければならないのか、専門知識が会社の業務にどう貢献するのかを、誰が読んでも納得できるよう、論理的かつ具体的に「雇用理由書」で説明しなければいけません。
「せっかく採用したのに、職務内容とビザが一致しないために働けない」という事態を避けるためにも、安易なマッチングは禁物です。
在留資格申請は計画的に
在留資格の変更申請には時間がかかります。特に、多くの学生が卒業・入社を迎える1月～4月は、入管が混み合います。
早期の準備・申請
内定が決まったら、速やかに本人と連携し、書類準備に取り掛かりましょう。卒業前の12月や1月のできるだけ早い時期に申請を済ませるのが理想です。
在留期限の管理
学生本人の在留カードの期限にも注意が必要です。申請中に在留期限が切れても特例期間が設けられますが、申請自体が在留期限を過ぎてしまうとオーバーステイ（不法残留）になってしまいます。
不許可の場合の備え
不許可になった場合の対応（再申請、特定活動への変更など）も想定し、スケジュールに余裕を持たせておくことが望ましいでしょう。
卒業後、就職先が決まらないまま在留期限を迎える留学生は、就職活動を継続するための「特定活動（継続就職活動）」という在留資格に変更できる場合があります。また、内定はしているものの入社まで期間が空く場合は「特定活動（就職内定者）」への変更が可能です。このように、状況に応じたさまざまな選択肢があることも知っておくと良いでしょう。
出典：出入国在留管理庁『「留学」から就労資格への変更手続の流れ』（2025年7月現在）
出典：出入国在留管理庁『留学生の就労に係る主なフロー』（2025年7月現在）
まとめ：留学ビザから就労ビザへの変更は外国人採用時の必須条件
優秀な外国人留学生を採用することは、企業のグローバル化とダイバーシティ推進において大きな力となります。しかし、その能力を最大限に発揮してもらうためには、大前提として、適法に日本で就労できる環境を整えなければなりません。
その第一歩が、在留資格「留学」から就労可能な在留資格への「在留資格変更許可申請」です。
「在留資格変更許可申請」の手続きは、提出書類が多く、審査も厳格なため、一見すると複雑で難しく感じるかもしれません。しかし、計画的に進めることで、スムーズな切り替えが可能です。
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